Трудовые книжки: частые ошибки при заполнении

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника в случаях, когда ее заполнение обязательно. Трудовые книжки заполняются нанимателем на работников, работающих свыше 5 дней, в том числе поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной. 

В статье приведены наиболее распространенные ошибки, допускаемые специалистами при ведении, заполнении и оформлении трудовых книжек работников.

Лавфер Елена

Юрист

85 Shape 1 copy 6Created with Avocode.

Содержание:


Ошибка 1. Наниматель не оформляет трудовую книжку утвержденного в Республике Беларусь образца и продолжает вести представленную гражданином трудовую книжку образца, установленного в Российской Федерации (Украине, ином государстве).

Трудовой кодекс применяется в отношении всех работников и нанимателей, заключивших трудовой договор на территории Республики Беларусь, если иное не установлено актами законодательства или международными договорами Республики Беларусь (ст. 3 ТК).

Согласно ст. 50 ТК трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника в случаях, когда ее заполнение обязательно. Образец трудовой книжки утвержден постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках» (далее — постановление № 40).

Трудовые книжки заполняются нанимателем (за исключением нанимателя -физического лица) на всех работников, работающих свыше 5 дней, в том числе поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной.

При отсутствии у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) в случаях, установленных законодательством, наниматель обязан завести трудовую книжку или оформить ее дубликат.

Из изложенного следует, что в Республике Беларусь трудовая книжка образца, установленного в Российской Федерации (Украине, ином государстве), является недействительной и применяться не может.

В настоящее время в Республике Беларусь применяются трудовые книжки образцов 1938, 1973, 1993, 1995 и 2014 гг.

Справочно. 
Не требуется оформление трудовой книжки образца, установленного постановлением № 40, если у гражданина Российской Федерации (Украины, иного государства) имеется трудовая книжка образца 1938 или 1973 г.

Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке в трудовые книжки образцов 1938 и 1973 гг. вносятся в раздел «Сведения о работе» в порядке, предусмотренном п. 50 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением № 40 (далее — Инструкция).

Порядок ведения и заполнения трудовых книжек Российской Федерации определен законодательством Российской Федерации, которое на территории Республики Беларусь не применяется.

В связи с этим нанимателю в Республике Беларусь для работника, имеющего трудовую книжку Российской Федерации, следует выдать и оформить трудовую книжку утвержденного постановлением № 40 образца, а также внести в нее запись о приеме на работу на основании приказа (распоряжения) нанимателя. При этом перенос сведений о работе из трудовой книжки, выданной в Российской Федерации, в трудовую книжку установленного в Республике Беларусь образца законодательством не предусмотрен.

Справочно. 
Имеющаяся у работника трудовая книжка образца, утвержденного в Российской Федерации (Украине, ином государстве), может храниться у нанимателя для учета стажа предыдущей работы (работы по специальности).

Ошибка 2. За время работы в организации сотрудник был поощрен, о чем есть запись в его трудовой книжке. Организация переименована. Запись об этом в раздел о поощрениях при увольнении сотрудника не внесена. 

Пунктом 57 Инструкции предусмотрено, что при изменении фирменного наименования организации, в том числе при ее реорганизации и (или) смене собственника имущества, наименования структурного подразделения организации, в котором работает работник, либо при изменении сведений об индивидуальном предпринимателе нанимателем в трудовую книжку работника вносится соответствующая запись. В графе 4 трудовой книжки указываются номер и дата приказа (распоряжения) нанимателя, на основании которого данные изменения произведены.

При увольнении работника (прекращении трудового договора (контракта)) все записи, внесенные в соответствующие разделы трудовой книжки за время его работы у данного нанимателя, заверяются подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки (ч. 1 п. 71 Инструкции).

Поскольку наниматель при увольнении работника будет заверять записи о поощрении работника, внесенные в раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» трудовой книжки, в данный раздел следует внести и запись о переименовании организации.

Ошибка 3. В трудовую книжку вносится запись о продлении (заключении нового) контракта.

В п. 9 Инструкции приведен исчерпывающий перечень сведений, которые вносятся в трудовую книжку работника. В частности, это сведения о работе (приеме на работу, заключении трудового договора (контракта), в том числе на условиях совместительства (по желанию работника), переводе на другую постоянную работу, присвоении категории (разряда, класса)), а также увольнении работника и основаниях прекращения трудового договора (контракта).

Как видим, в трудовую книжку работника вносятся сведения о заключении контракта. Это означает, что при приеме на работу либо в период трудовых отношений наниматель делает запись о работе на условиях контракта со ссылкой на приказ (распоряжение) нанимателя.

Пример: «Принят на должность воспитателя дошкольного образования на условиях контракта».   

Вносить в трудовую книжку работника запись о продлении (заключении нового) контракта не требуется.

Ошибка 4. Наниматель принимает от нового работника трудовую книжку колхозника и продолжает ее вести.

Трудовая книжка колхозника заводилась членам колхоза и должна была содержать сведения о выполнении установленного для данного колхоза минимума трудового участия в общественном хозяйстве за каждый календарный год работы в колхозе.

Трудовая книжка работника оформляется и заполняется с целью отражения трудовой деятельности работника, с которым заключен трудовой договор.

Таким образом, трудовая книжка работника и трудовая книжка колхозника являлись и являются самостоятельными документами и не могут заменять друг друга.

Лицу, трудоустроенному на работу на основании трудового договора, заполняется трудовая книжка в соответствии с Инструкцией. При наличии трудовой книжки старого образца (имеется в виду трудовая книжка работника, но не трудовая книжка колхозника) работник предъявляет ее при трудоустройстве, и наниматель вносит в нее все необходимые сведения о работе. Если ранее трудовая книжка работнику не выдавалась, то наниматель заполняет трудовую книжку образца 2014 г.

С учетом изложенного для продолжения ведения трудовой книжки колхозника при заключении трудового договора с работником оснований не имеется.

Ошибка 5. При увольнении трудовая книжка выдается нанимателем с нарушением срока либо по устной просьбе работника пересылается по домашнему адресу.

Согласно ч. 6 ст. 50 ТК при увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (в последний день работы). Аналогичная норма содержится и в п. 72 Инструкции: трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (в последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении.

Поскольку обязанность выдать работнику трудовую книжку лежит на нанимателе, в день увольнения (последний день работы) он обязан принять исчерпывающие меры для выдачи работнику трудовой книжки.

Справочно. 
В соответствии со ст. 79 ТК за задержку выдачи трудовой книжки по вине нанимателя он несет ответственность в виде выплаты работнику среднего заработка за все время вынужденного прогула. Дата увольнения при этом изменяется на день выдачи трудовой книжки.

Пунктом 73 Инструкции также предусмотрено, что при задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине нанимателя дата увольнения изменяется на день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращения трудового договора (контракта)) издается приказ (распоряжение) нанимателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной и изменяется в порядке, установленном ч. 1 п. 56 Инструкции.

Согласно п. 74 Инструкции в случае, когда в день увольнения выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, наниматель в тот же день направляет работнику заказное письмо с уведомлением о вручении о необходимости явиться за получением трудовой книжки или дать письменное согласие на отправление ее по почте. В случае отказа работника от получения трудовой книжки нанимателем оформляется акт с указанием присутствующих при этом свидетелей.

При наличии письменного заявления работника о направлении трудовой книжки по почте наниматель не позднее следующего дня после получения такого заявления направляет трудовую книжку по указанному в заявлении адресу.

Ошибка 6. Наниматель вносит изменение в запись в трудовой книжке на основании свидетельства о заключении (расторжении) брака.

В соответствии с п. 51 Инструкции изменение записей в трудовой книжке о фамилии, собственном имени, отчестве, дате рождения, изменение, дополнение записей об образовании, профессии, специальности работника производятся нанимателем по последнему месту работы либо нанимателем при приеме на работу на основании документов, подтверждающих факты, имеющие юридическое значение (документ, удостоверяющий личность, свидетельство о заключении брака, о расторжении брака, документ об образовании, документ об обучении и др.), со ссылкой на их реквизиты. При изменении фамилии, собственного имени, отчества, даты рождения указанные сведения зачеркиваются и над ними записывается измененная фамилия, собственное имя, отчество, дата рождения. Измененные данные вносятся на основании документа, удостоверяющего личность.

К документам, удостоверяющим личность, относятся:

  • паспорт гражданина Республики Беларусь;
  • вид на жительство в Республике Беларусь;
  • удостоверение беженца;
  • идентификационная карта гражданина Республики Беларусь;
  • биометрический вид на жительство в Республике Беларусь иностранного гражданина;
  • биометрический вид на жительство в Республике Беларусь лица без гражданства (подп. 1.1 п. 1 Указа Президента Республики Беларусь от 03.06.2008 № 294 «О документировании населения Республики Беларусь»).

Внесение изменений в личные данные работника на основании документа, удостоверяющего личность, обусловлено тем, что в некоторых случаях работник, который изменил, например, фамилию в связи со вступлением в брак или расторжением брака, обращается к нанимателю с заявлением об изменении в учетных данных сведений о фамилии и прилагает свидетельство о заключении брака (расторжении брака). При этом документ, удостоверяющий личность, например паспорт гражданина Республики Беларусь, работник менять не спешит.

В таком случае на практике может возникнуть ситуация, когда наниматель изменяет учетные данные о работнике на основании свидетельства о заключении брака, а паспорт гражданина Республики Беларусь остается на прежней фамилии работника. После увольнения такого работника возникает проблема из-за расхождения сведений, которые имеются у нанимателя, и сведений персонифицированного учета.

Ошибка 7. В трудовую книжку вносится запись об объявлении работнику выговора.

Пункт 11 Инструкции определяет, что в трудовую книжку не вносятся, в частности, сведения о дисциплинарных взысканиях, за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания.

Статьей 198 ТК установлены следующие меры дисциплинарного взыскания:

  • замечание;
  • выговор;
  • лишение полностью или частично стимулирующих выплат на срок до 12 месяцев;
  • увольнение (пп. 6‒11 ст. 42, пп. 1,12, 51, 9 и 10 ч. 1 ст. 47 ТК).

Таким образом, наложение на работника дисциплинарного взыскания в виде замечания, выговора или лишения полностью или частично стимулирующих выплат на срок до 12 месяцев в трудовой книжке работника не отражается.

В то же время увольнение работника по основаниям, указанным в п. 4 ч. 1 ст. 198 ТК, является увольнением в качестве меры дисциплинарного взыскания. Следовательно, запись о таком увольнении должна вноситься в трудовую книжку работника.

Ошибка 8. Наниматель не заводит вкладыш в трудовую книжку работника и вносит записи о работе в раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» трудовой книжки.

Когда в трудовой книжке работника заполнены все страницы соответствующих разделов или одного из них, она дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется нанимателем в том же порядке, что и трудовая книжка (пп. 60 и 61 Инструкции).  

Справочно. 
Вкладыш вшивается в трудовую книжку между последним листом и правой обложкой трудовой книжки и без трудовой книжки недействителен.

При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки вверху производится запись либо ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша.

В случае, когда в трудовой книжке образца 1973 г., которая издавалась на двух языках — русском и той союзной республики, на территории которой она выдавалась, — заканчивается первая половина трудовой книжки (на русском языке), оснований для выдачи вкладыша в трудовую книжку не имеется. В таком случае нанимателю следует продолжать вносить записи в раздел «Сведения о работе» во второй половине трудовой книжки, заполнив ее титульный лист в установленном Инструкцией порядке (глава 3 Инструкции).

Следовательно, оснований для внесения в раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» трудовой книжки сведений о работе (приеме, переводе, увольнении, присвоении разряда, квалификационной категории) не имеется.

Ошибка 9. При изменении формулировки причины увольнения в трудовую книжку вносится запись со ссылкой на решение суда.

Внесение изменений, дополнений в сведения о работе, награждениях и поощрениях производится на основании приказа (распоряжения) нанимателя и должно точно соответствовать его формулировке (п. 55 Инструкции).

Отсутствие необходимых документов исключает возможность внесения исправлений и дополнений в сведения о работе.

Согласно п. 56 Инструкции при исправлении, дополнении записей в разделе «Сведения о работе» в графе 1 трудовой книжки указывается порядковый номер вносимой записи, в графе 2 — дата внесения записи, в графе 3 — «запись номер такой-то недействительна» и далее правильный вариант записи, в графе 4 — дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя, на основании которого вносится данная запись.

При вынесении судом решения об изменении формулировки причины увольнения наниматель обязан внести соответствующие изменения в трудовую книжку.

В таком случае нанимателю необходимо издать приказ об изменении приказа об увольнении с указанием новой формулировки причины увольнения в соответствии с решением суда. При этом в графу 4 трудовой книжки вносится ссылка не на решение суда, а на приказ нанимателя, изданный на основании решения суда.

85 Shape 1 copy 6Created with Avocode.