Ошибки в нумерации записей в трудовой книжке

Общий порядок исправления ошибок

В случае обнаружения пропущенной записи, а также неправильной, неточной (неполной) записи, внесенной в трудовую книжку работника, она дополняется и (или) исправляется нанимателем, пропустившим запись, допустившим ошибку или неточность. Допускается внесение указанных записей нанимателем по новому месту работы на основании соответствующих документов.

В п. 56 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках» (далее — Инструкция по трудовым книжкам), закреплен следующий порядок исправления (в разделе «Сведения о работе»):

• в графе 1 трудовой книжки указывается порядковый номер вносимой записи;

• в графе 2 — дата внесения записи;

• в графе 3 — «запись номер ___ недействительна» и далее правильный вариант записи;

• в графе 4 — номер и дата приказа (распоряжения) нанимателя, на основании которого указанные дополнения произведены.

Справочно:
Не допускается зачеркивание неточных или неправильных записей, а также исправление их с указанием «Исправленному верить» либо «Исправленное верно» (п. 52 Инструкции по трудовым книжкам).

Для внесения пропущенной записи (в период работы у другого нанимателя) предусмотрен следующий порядок:

• в графе 3 трудовой книжки раздела «Сведения о работе» указывается полное наименование нанимателя, в период работы у которого была пропущена запись;

• в графе 1 — порядковый номер вносимой записи;

• в графе 2 — дата внесения записи;

• в графе 3 производится соответствующая пропущенная запись;

• в графе 4 отражаются номер и дата приказа (распоряжения) нанимателя, на основании которого указанные дополнения произведены.

Внесенная пропущенная запись заверяется подписью нанимателя (лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки).

Справочно:
Записи в трудовую книжку производятся аккуратно, ручкой-роллером (в том числе шариковой), гелевой или перьевой ручкой, световодостойкими чернилами (пастой, гелем) синего, фиолетового или черного цвета. Записи дат во всех разделах и графах трудовой книжки производятся арабскими цифрами, при этом число и месяц указываются двузначными цифрами, год — четырехзначными цифрами (п. 12 Инструкции по трудовым книжкам).
Вносимые в трудовую книжку записи должны соответствовать формулировке приказа (распоряжения) нанимателя.

Ошибки в нумерации, допускаемые при внесении записей в трудовую книжку, и их исправление

Ситуация 1: нумерация при внесенных в раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» записях о работе

Описание: при приеме на работу новый работник предъявил трудовую книжку, в которой записи о трех последних местах его работы были сделаны в разделе «Сведения о награждениях и поощрениях». У специалиста по кадрам возник вопрос: под каким номером необходимо внести запись о приеме на работу — следующим за номером последней записи о работе в разделе «Сведения о работе» или в разделе «Сведения о награждениях и поощрениях»?

Анализ ситуации: внесение сведений о работе в раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» не предусмотрено Инструкцией по трудовым книжкам, так как для этого есть специальный раздел «Сведения о работе». Следовательно, записи, внесенные в раздел «Сведения о награждениях и поощрениях», внесены неверно (ошибочно). Внесение в трудовую книжку записи о работе под номером, следующим за последним номером записи в разделе «Сведения о работе», может привести к путанице или к утере части информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Возможный способ действий: 

1. В связи с тем, что законодательством допускается внесение записей нанимателем по новому месту работы на основании соответствующих документов, в разделе «Сведения о награждениях и поощрениях» в отношении записей, содержащих сведения о работе (то есть тех, которые должны были быть внесены в раздел «Сведения о работе»), следует произвести запись: «Записи под номером ___ недействительны». 

2. В разделе «Сведения о работе» необходимо внести сведения, ранее неверно внесенные в раздел «Сведения о награждениях и поощрениях».

При этом полагаем, что записи нужно делать, начиная с номера, следующего за последней записью, внесенной в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки, так как все записи в трудовой книжке имеют свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела.

Ситуация 2: при нумерации пропущен следующий порядковый номер

Описание: в трудовой книжке при внесении записи о принятии на работу был указан неверный порядковый номер — 29 вместо 28.

Анализ ситуации: относительно данной ситуации на практике существует два мнения. Одни специалисты считают, что нарушение нумерации является нарушением порядка внесения записей в трудовую книжку и такое нарушение исправляется в общем порядке, то есть посредством признания всей записи недействительной. Другие специалисты полагают, что неверная нумерация сама по себе не делает неправильными записи, внесенные в трудовую книжку. При таком подходе нет способов исправления неверной нумерации, поскольку зачеркивать ее в разделе «Сведения о работе» нельзя. Все, что остается, — это при внесении последующих записей использовать верную нумерацию.

Возможный способ действий: для признания записи недействительной в графе 1 трудовой книжки ставится порядковый номер 28, в графе 2 указывается дата внесения записи, а в графе 3 делается запись: «Запись номер 29 недействительна». После этого производится правильная запись.

Ситуация 3: предыдущие записи признаны недействительными, а запись, признающая их таковыми, сама не пронумерована

Описание: работник, которого оформляют на работу, принес трудовую книжку, где последней стоит запись без номера и даты о том, что предыдущие записи нанимателя с 6-й по 9-ю следует считать недействительными. Под каким номером следует ставить запись о приеме на работу — № 6, № 10 или № 11? Нужно ли было нумеровать запись о признании записей недействительными? Должен ли работник обратиться к предыдущему нанимателю за проставлением номера записи о признании недействительными предыдущих записей?

Анализ ситуации: исходя из норм Инструкции по трудовым книжкам (п. 12) все записи (кроме наименования нанимателя) в трудовой книжке должны иметь в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер, в том числе записи об исправлении ранее внесенных записей. Следовательно, каждая последующая запись в трудовой книжке должна иметь очередной порядковый номер.

Возможный способ действий: запись под фактическим номером 10, не имеющую указание на порядковый номер, рекомендуется пронумеровать нанимателю, у которого находится трудовая книжка работника, а последующую запись внести под номером 11.

Ситуация 4: неправильная (несквозная) нумерация записей

Описание: при внесении записи в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки неверно были проставлены ее номера (графа 1):

1) после записи под номером 6 внесена еще одна запись, но также под номером 6;

2) после записи под номером 3 внесена запись под номером 10;

3) после записи с неверной нумерацией внесено еще несколько записей с нумерацией по порядку.

Анализ ситуации: исправить ошибочные номера путем зачеркивания неверной нумерации в трудовой книжке, к сожалению, нельзя.

Возможный способ действий: нужно либо признать записи с неверной нумерацией недействительными и произвести правильную, сквозную нумерацию, либо не исправлять неправильную нумерацию (так как сами записи сделаны правильно), а последующие записи производить с учетом правильной нумерации.