По традиции лето — пора отпусков. Отпускной период является одним из самых напряженных для юриста: нужно не только вовремя уведомить работников о начале трудового отпуска, но и правильно и своевременно подготовить необходимые документы.
Соблюдение порядка предоставления трудовых (основного и дополнительных) отпусков позволит избежать возникновения трудовых споров и административной ответственности за нарушения законодательства о труде.
Право на отпуск при заключении трудового договора возникает независимо от степени занятости работника (полное или неполное рабочее время), формы оплаты труда, занимаемой должности, срока трудового договора и иных обстоятельств.
Однако следует знать, что отпуск не предоставляется работнику, который выполняет работу по гражданско-правовому договору (например, подряда или оказания услуг).
Для нанимателя отпускная кампания начинается еще зимой, поскольку каждый год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, в организации должен быть утвержден график отпусков и доведен до сведения всех работников (часть вторая ст. 168 ТК).
Таким образом, очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков (часть первая ст. 168 ТК).
При составлении графика наниматель учитывает мнение работника о времени его ухода в отпуск, если это не препятствует нормальной деятельности организации и реализации права на отпуск других работников. Например, в случае, если все работники организации уйдут в отпуск одновременно, это может неблагоприятно отразиться на деятельности организации. Вместе с тем для некоторых организаций с учетом специфики их деятельности целесообразнее отправлять определенных работников в отпуска одновременно (например, в связи со значительным уменьшением объемов работы в определенные периоды).
Способы составления графика отпусков могут варьироваться в зависимости от структуры организации и численности ее работников. Если организация небольшая, то график отпусков может составляться сразу для всех работников. А если организация имеет сложную структуру, то целесообразно составлять графики трудовых отпусков по структурным подразделениям.
Необходимо отметить, что при составлении графика трудовых отпусков работников наниматели довольно часто указывают лишь месяц начала трудового отпуска, а не точную календарную дату. Такие действия нанимателя не нарушают трудовое законодательство, однако могут повлечь возникновение трудового спора между работником и нанимателем о точной дате начала трудового отпуска.
Пример 1.
Между нанимателем и работником возник спор о дате предоставления отпуска в 2017 г.
Работник обратился в структурное подразделение Департамента государственной инспекции труда Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь с письменным заявлением об установлении факта отсутствия в организации графика трудовых отпусков на 2017 г.
В ходе проведения внеплановой проверки факт отсутствия графика трудовых отпусков работников подтвердился и должностное лицо нанимателя было привлечено к административной ответственности в виде штрафа в размере 15 базовых величин на основании части четвертой ст. 9.19 КоАП.
В график отпусков включаются абсолютно все работники, работающие в организации по трудовому договору (контракту), в том числе сотрудники, занятые на условиях совместительства.
Справочно.
При планировании очередности трудовых отпусков наниматель обязан учитывать желание отдельных категорий работников, которым в соответствии с частью четвертой ст. 168 ТК трудовые отпуска предоставляются в летнее или другое удобное для них время, а также в определенный период (часть первая ст. 168 ТК).
Наниматель обязан уведомить работника о времени начала трудового отпуска не позднее чем за 15 календарных дней (ст. 169 ТК).
Рекомендация.
В графике трудовых отпусков целесообразно указывать календарную дату начала трудового отпуска работников и ознакомить с ним работников под роспись. Это позволит исключить возникновение трудового спора о конкретной дате начала трудового отпуска, а также исполнить обязанность по уведомлению работника о времени начала трудового отпуска согласно требованиям ст. 169 ТК.
По общему правилу отпуск предоставляется согласно графику отпусков на основании заявления работника. При этом, даже если отпуск запланирован в графике отпусков по соглашению сторон, он может быть перенесен (ст. 171 ТК).
Законодательством не установлена обязанность нанимателя вносить в график трудовых отпусков все изменения и дополнения, связанные с фактическим предоставлением отпуска. Таким образом, решение о внесении либо невнесении изменений в график отпусков является компетенцией нанимателя. Однако если наниматель принимает решение не вносить изменения в график трудовых отпусков, то ему все равно необходимо документально оформить изменение времени предоставления трудового отпуска. Если нанимателем принято решение о внесении соответствующих изменений и дополнений в график отпусков, то ему для удобства целесообразно ввести дополнительные графы в график отпусков, в которых будут отражены те или иные изменения или дополнения. Так, например, в график можно внести дополнительные столбцы «Примечание», «Основание изменения графика» и пр.
Трудовой отпуск состоит:
1) из основного отпуска (не менее 24 календарных дней);
2) дополнительных отпусков, которые предусматриваются при наличии определенных обстоятельств и соглашения сторон трудового договора.
Законодательство о труде предусматривает несколько видов дополнительных отпусков. В отличие от основного отпуска дополнительные отпуска предоставляются при наличии оснований, определенных ТК.
Так, выделяют следующие виды дополнительных отпусков:
— за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы (ст. 157 ТК);
— за ненормированный рабочий день (ст. 158 ТК);
— за продолжительный стаж работы (ст. 159 ТК);
— дополнительные поощрительные отпуска (абзац второй подп. 2.5 п. 2 Декрета Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» (далее — Декрет № 29), ст. 160 ТК).
Справочно.
Установленная в соответствии с законодательством продолжительность основного отпуска, как правило, равная 24 календарным дням, обязательна для всех нанимателей. Иными словами, наниматель не вправе самостоятельно уменьшить продолжительность основного отпуска тому или иному работнику ни при каких обстоятельствах.
Пример 2.
Между работником и нанимателем заключен контракт, в котором предусмотрена продолжительность трудового отпуска работника 25 календарных дней (24 (основной отпуск)+ 1 (дополнительный поощрительный отпуск)).
В период работы работник совершил прогул, и в связи с этим наниматель уменьшил ему продолжительность трудового отпуска на 3 дня.
Действия нанимателя в данном случае неправомерны, поскольку после применения нанимателем дополнительной меры воздействия к работнику продолжительность трудового отпуска составит 22 календарных дня, что меньше минимальной продолжительности основного отпуска — 24 календарных дня.
В связи с неправомерными действиями виновное должностное лицо было привлечено к административной ответственности по части четвертой ст. 9.19 КоАП.
В соответствии со ст. 170 ТК наниматель обязан предоставлять работнику трудовой отпуск, как правило, в течение каждого рабочего года (ежегодно). В исключительных случаях, когда предоставление полного трудового отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальной деятельности организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенос части отпуска на следующий рабочий год. Оставшаяся часть трудового отпуска не может быть менее 14 календарных дней и предоставляется до окончания текущего рабочего года. Переносимая часть трудового отпуска по желанию работника присоединяется к отпуску за следующий рабочий год или используется отдельно.
Таким образом, наниматель обязан ежегодно предоставлять работникам трудовой отпуск. Минимальная продолжительность трудового отпуска за рабочий год — 14 календарных дней.
Пример 3.
В ходе плановой проверки структурным подразделением Департамента государственной инспекции труда Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь были установлены нарушения в части предоставления трудовых отпусков работникам и выдан соответствующий акт.
Так, на момент проведения проверки (12.02.2016) было установлено, что Иванову И. И. за рабочий год с 10.02.2015 по 09.02.2016 трудовой отпуск был предоставлен с 15.11.2015 по 25.11.2015, то есть 11 календарных дней; Петрову В. В. за рабочий год с 01.01.2015 по 31.12.2015 трудовой отпуск не предоставлялся, что является нарушением ст. 153, 170 ТК.
Нанимателю был выдан акт проверки и требование (предписание) об устранении установленных в ходе проведения проверки нарушений законодательства о труде, а именно о предоставлении Петрову В. В. трудового отпуска.
Также виновное должностное лицо (в данном случае — специалист по кадрам) было привлечено к административной ответственности в виде штрафа в размере 20 базовых величин.
По общему правилу дополнительные отпуска присоединяются к основному отпуску, если иное не предусмотрено актами законодательства. Соответственно, если работник одновременно имеет право и на основной, и на дополнительные отпуска, то все эти отпуска суммируются и образуют полный трудовой отпуск работника.
Пример 4.
Продолжительность основного отпуска работника, признанного инвалидом, составляет 30 календарных дней. Данный работник имеет право на отпуск за работу с вредными и (или) опасными условиями труда продолжительностью 4 календарных дня.
Таким образом, полный отпуск такого работника составит 34 календарных дня (30 + 4).
Законодательство не содержит запретов на установление одному и тому же работнику дополнительных поощрительных отпусков по нескольким основаниям.
Необходимо отметить, что предусмотренный абзацем вторым подп. 2.5 п. 2 Декрета № 29 отпуск является дополнительной мерой стимулирования труда. Условие о нем должно включаться в контракт. То есть такой отпуск предоставляется обязательно, если с работником заключен контракт.
Продолжительность данного отпуска не может превышать 5 календарных дней. Конкретную продолжительность этого отпуска в пределах указанного срока наниматель вправе определить самостоятельно для каждого работника и учесть при этом сложность и напряженность выполняемой им работы, а также его деловые качества.
Не включаются в число календарных дней отпуска приходящиеся на его период установленные и объявленные Президентом Республики Беларусь нерабочими государственные праздники и праздничные дни (ст. 151 ТК).
Не является разделением трудового отпуска на части отзыв из отпуска, так как разделение отпуска на части предполагает предварительную договоренность между работником и нанимателем до предоставления отпуска (часть первая ст. 174 ТК). Отзыв же из отпуска осуществляется в связи с производственной необходимостью и не предполагает предварительной договоренности о нем. Отзыв из трудового отпуска допускается только по предложению нанимателя и с согласия работника (часть вторая ст. 174 ТК). При этом нанимателю запрещено отзывать из отпуска несовершеннолетних работников, работников, имеющих право на дополнительные отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы (часть пятая ст. 174 ТК).
На практике часто возникают ситуации, когда работник просит предоставить трудовой отпуск, отработав всего несколько месяцев. В данном случае важно знать, кому наниматель обязан предоставить отпуск, а кому — вправе.
По общему правилу в первый рабочий год работник может уйти в трудовой отпуск не ранее чем через 6 месяцев работы.
Однако до истечения 6 месяцев работы наниматель обязан предоставить трудовые отпуска по желанию работника:
1) женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него;
2) лицам моложе 18 лет;
3) работникам, принятым на работу в порядке перевода;
4) совместителям, если трудовой отпуск по основному месту работы приходится на период до 6 месяцев работы по совместительству;
5) участникам Великой Отечественной войны;
6) женщинам, имеющим двух и более детей в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
7) работникам, получающим общее среднее, профессионально-техническое, среднее специальное, высшее, послевузовское образование, специальное образование на уровне общего среднего образования в вечерней или заочной форме получения образования;
8) в других случаях, предусмотренных коллективным договором, соглашением или трудовым договором (часть вторая ст. 166 ТК).
В иных случаях если работник, не отработавший полугода, просит предоставить трудовой отпуск, то наниматель вправе, а не обязан его предоставить. При этом трудовой отпуск предоставляется пропорционально отработанному времени, но его продолжительность не может быть менее 14 календарных дней (часть четвертая ст. 166 ТК).
Статьей 177 ТК установлен порядок исчисления продолжительности трудового отпуска пропорционально отработанному времени.
Пример 5.
Работник был принят на работу 20.01.2017, то есть его рабочий год начался с этой даты. Работник написал заявление с просьбой предоставить ему трудовой отпуск с 18.06.2017. Наниматель принял решение о предоставлении работнику трудового отпуска пропорционально отработанному времени.
Так, работник имеет право на 25 календарных дней трудового отпуска, из которых 24 календарных дня — основной отпуск, 1 календарный день — поощрительный согласно Декрету № 29.
1. Необходимо подсчитать количество отработанных работником полных месяцев:
12 календарных дней (январь 2017 г.) + 28 календарных дней (февраль 2017 г.) + 31 календарный день (март 2017 г.) + 30 календарных дней (апрель 2017 г.) + 31 календарный день (май 2017 г.) + 17 календарных дней (июнь 2017 г.) = 149 календарных дней.
Итого на дату ухода в отпуск — 149 календарных дней, или 5 полных рабочих месяцев (149 / 29,7 = 5,01).
2. Необходимо определить количество дней отпуска, приходящихся на один отработанный месяц: 25 / 12 = 2,08.
3. Подсчитаем количество дней отпуска, на которые работник имеет право: 2,08 х 5 = 10,4, то есть 10 календарных дней.
Таким образом, наниматель должен предоставить работнику 14 календарных дней, поскольку это минимальная продолжительность отпуска.
Отпуска оформляются приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом (ст. 152 ТК).
Приказ о предоставлении отпуска должен быть оформлен в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.
