Должностная инструкция — это локальный нормативный правовой акт (далее — ЛНПА), в котором определяются трудовая функция работника, его права и иные положения (пп. 1, 10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1, далее — Общие положения ЕКСД).
Шаг 1. Определение должности, для которой следует разработать должностную инструкцию
Должностная инструкция составляется на должность и не персонифицируется (то есть она нацелена на регулирование должностных обязанностей неопределенного круга работников, поэтому в ней не указывается конкретная фамилия работника).
Для руководителей организации, структурных (обособленных) подразделений должностные инструкции, как правило, не разрабатываются (п. 10 Общих положений ЕКСД).
В основном функции, права и обязанности руководителя организации определяются в учредительном документе (например, в уставе), а руководителей структурных (обособленных) подразделений (филиалов и т.д.) — в положениях о них и т.д.
Шаг 2. Определение порядка разработки должностной инструкции
Единый порядок разработки должностной инструкции нормативными правовыми актами (далее — НПА) не предусмотрен. Таким образом, каждый наниматель решает эти вопросы самостоятельно с учетом требований, определенных законодательством для конкретной должности.
Например, должностная инструкция производителя работ должна разрабатываться:
— в соответствии с выпуском 17 Квалификационного справочника должностей служащих «Должности служащих, занятых в строительстве», утвержденным постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 08.12.1997 № 112;
— абзацем пятым подп. 4.1 п. 4 Декрета Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций»;
— Общими положениями ЕКСД;
— Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству).
При составлении должностной инструкции рекомендуется соблюдать установленную форму, которая включена в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД).
Справочно.
Должностные обязанности производителя работ установлены для полной структуры строительного участка: «старший производитель работ — производитель работ — мастер». В случае непосредственного подчинения прорабского участка руководству строительного управления в должностные обязанности производителя работ включаются функции старшего производителя работ; при отсутствии в подчинении производителя работ мастеров в его обязанности включаются их функции.
Порядок разработки должностной инструкции можно закрепить в ЛНПА (например, в положении о разработке инструкции).
Целесообразно привести общие требования к оформлению должностной инструкции, определить ответственных лиц, которые будут разрабатывать инструкции (то есть должности, без указания фамилий), структуру должностной инструкции, сроки разработки, перечень согласующих лиц (служб), сроки утверждения, примерные формы инструкций и т.д.
Необходимо отметить, что отдельные НПА (декреты, законы и др.) содержат требования (условия), которые следует или целесообразно включать в должностные инструкции соответствующих работников.
Шаг 3. Определение структуры должностной инструкции
Должностная инструкция, как правило, состоит из следующих глав:
1) общие положения (указываются статус должностного лица, квалификационные требования (образование, стаж работы и т.п.); требования, предъявляемые в отношении специальных знаний, знаний НПА и (или) иных документов, порядок замещения и пр.);
2) должностные обязанности (указывается перечень обязанностей работника).
Необходимо отметить, что в ЕКСД указаны общие квалификационные требования, которые должны конкретизироваться в должностной инструкции с учетом выполняемой работником трудовой функции;
Например:
«Для выполнения возложенных на него функций производитель работ обязан: контролировать соблюдение чистоты и порядка на рабочих местах, в проходах и на подъездных путях, правильное содержание и эксплуатацию подкрановых путей (абзац пятый подп. 4.1 п. 4 Декрета Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 "Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций")».
3) права (указывается перечень прав работника);
Например:
«8. Производитель работ имеет право:
8.1. Знакомиться с проектами решений руководителя организации, связанных с его деятельностью.
8.2. Вносить на рассмотрение руководства организации предложения по улучшению работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
8.3. Сообщать своему непосредственному руководителю о всех недостатках, возникших в процессе осуществления своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению в пределах своей компетенции.
8.4. Получать от руководителей структурных подразделений организации (специалистов) информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
8.5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
8.6. Требовать от руководства строительной организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
8.7. Принимать участие в обсуждении вопросов охраны труда, выносимых на рассмотрение собраний (конференций) трудового коллектива (профсоюзной организации).
4) взаимоотношения (связи по должности) (указывается подчиненность работника, иногда описывается порядок взаимодействия работника в процессе исполнения своих обязанностей с иными специалистами, структурными подразделениями, с другими организациями);
Например:
«Производитель работ взаимодействует по вопросам, входящим в его компетенцию, с работниками следующих структурных подразделений организации:
с _______________________________________:
получает: ____________________________;
представляет: ______________________;
с ______________________________________:
получает: ____________________________;
представляет: ______________________».
5) оценка работы и ответственность (определяется оценка результатов работы работника, ответственность, предусмотренная за ненадлежащее исполнение (неисполнение) им обязанностей).
Например:
«10. Производитель работ несет ответственность:
10.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Республики Беларусь.
10.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.
10.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.
10.4. За нарушение требований по охране труда или законодательства о пожарной безопасности.
В должностную инструкцию также можно включить и другие положения (например, задачи, функции работника). ЛНПА, содержащие условия, ухудшающие положение работников по сравнению с законодательством о труде, являются недействительными (ст. 7 ТК). В связи с этим запрещено устанавливать в должностной инструкции ответственность в большем объеме, чем предусмотрено законодательством.
Шаг 4. Определение оформления должностной инструкции
Должностная инструкция может быть оформлена:
1) как отдельный документ.
Если внесение изменений и (или) дополнений не влечет за собой необходимость изменения существенных условий труда, нанимателю достаточно утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Его согласия в данном случае не требуется;
2) как приложение к трудовому договору (контракту), в виде неотъемлемой его части.
В случае оформления должностной инструкции как приложение к трудовому договору (контракту) изменения и (или) дополнения в инструкцию вносятся в порядке, предусмотренном для трудового договора, то есть путем заключения дополнительного соглашения.
В силу части четвертой ст. 19 ТК трудовой договор может быть изменен только с согласия сторон, если иное не предусмотрено ТК. В случае изменения законодательства о труде условия трудового договора должны быть приведены в соответствие с законодательством о труде. Таким образом, в случае, если изменения и (или) дополнения не будут обусловлены изменением законодательства, на их внесение потребуется согласие работника.
Шаг 5. Согласование должностной инструкции
Срок согласования законодательством не установлен. Таким образом, наниматель может установить его самостоятельно (например, в положении о разработке инструкции, приказе).
Согласующие лица при необходимости вносят предложения и замечания. При отсутствии замечаний и предложений должностная инструкция визируется.
Шаг 6. Утверждение должностной инструкции и ее регистрация
На основании Примерного перечня документов, подлежащих утверждению, приведенного в приложении 3 к Инструкции по делопроизводству, должностные инструкции подлежат утверждению.
Должностную инструкцию можно утвердить двумя способами:
1) издание распорядительного документа (например, приказа);
2) утверждение должностным лицом (путем проставления грифа утверждения) (п. 52 Инструкции по делопроизводству).
Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Однако на практике чаще всего на инструкции проставляется гриф утверждения.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
_________________________________
(наименование должности
руководителя организации)
___________ ________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
____________
(дата)
После утверждения должностную инструкцию регистрируют в порядке, установленном для регистрации внутренних документов (например, в журнале регистрации ЛНПА или др.).
Шаг 7. Ознакомление работника с должностной инструкцией
Поскольку должностные инструкции разрабатываются не индивидуально для каждого работника, а для конкретной должности, то работников, принимаемых на соответствующую должность, нужно ознакомить под роспись с должностной инструкцией с указанием даты ознакомления.
Например:
С инструкцией ознакомлен
___________ ___________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
____________
(дата)
Необходимо отметить, что поставить свою подпись работник может либо на самой должностной инструкции, либо на листке ознакомления с ней.
Требования по количеству экземпляров должностной инструкции и обязанность выдавать их на руки работнику законодательством не предусмотрены.
Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения, однако обязанность по ее выполнению возникает у работника только после его ознакомления с данным документом.
Шаг 8. Внесение изменений в должностную инструкцию
Должностная инструкция действует до ее замены новым документом (Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140) (далее — Перечень № 140)). Однако наниматель вправе пересмотреть инструкцию и внести в нее изменения в соответствии с законодательством.
Шаг 9. Хранение должностной инструкции
Как правило, порядок хранения должностной инструкции определяется в локальных нормативных правовых актах. После замены должностная инструкция в установленном порядке передается в архив организации, где хранится в течение 50 лет (п. 30 Перечня № 140).
