Зачастую понятия служебной командировки и служебной поездки, имеющей место при разъездном, подвижном характере труда, работе в пути либо полевых условиях, ошибочно отождествляются. Вместе с тем между ними существует ряд отличий: по характеру занятости, режиму труда и отдыха, учету отработанного времени, оплате труда работников, документальному оформлению.
Более подробно проанализируем эти понятия в данной статье.
В соответствии с ч. 1 ст. 91 ТКслужебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. Конкретные задачи, место и сроки такой поездки определяются руководителем организации в распорядительном документе о командировании.
В свою очередь, служебной поездкой является постоянная работа разъездного характера или выполняемая в пути, а также перемещения в пределах населенного пункта, где располагается наниматель. С учетом положений ч. 2 ст. 91 ТК указанные поездки служебными командировками не считаются.
Пример.
Работа курьера, рекламного агента, водителя связана с постоянными разъездами. Следовательно, для таких должностей характерен разъездной характер работы. В свою очередь, если специалист по продаже организации работает в офисе и направляется по приказу директора в другой город, такая поездка будет являться служебной командировкой.
Рассмотрим основные отличия командировки от служебной поездки.
Служебные поездки предполагают постоянные разъезды, работу в пути или в полевых условиях. Командировки носят разовый характер.
Сотрудники, находящиеся в служебных поездках, придерживаются общего режима труда и отдыха, действующего у нанимателя. Режим труда и отдыха работников, направленных в командировку, с учетом ст. 92 ТК может отличаться от общеустановленного (например, если командированный работник трудится по режиму, установленному по месту служебной командировки, его рабочие дни могут совпасть с выходными днями по месту работы у нанимателя).
Время служебных командировок учитывается в составе отработанного времени отдельно (ч. 5 ст. 133 ТК).
Дни, проведенные работником в командировке, проставляются в табеле учета использования рабочего времени по графику его основного места работы.
Перечень условных обозначений видов затрат рабочего времени, подлежащих использованию при заполнении табеля учета использования рабочего времени, действующим законодательством не установлен. Поэтому каждая организация вправе самостоятельно установить форму, порядок ведения табеля, а также условные обозначения, используемые при его заполнении.
Справочно.
При разработке перечня условных обозначений видов затрат рабочего времени, которые следует использовать в табелях учета использования рабочего времени, в качестве рекомендаций могут быть использованы нормы ранее действовавшей Инструкции по заполнению форм государственной статистической отчетности по труду, утвержденной постановлением Министерства статистики Республики Беларусь от 17.09.2001 № 80 (утратила силу с 01.01.2009).
Для учета рабочего времени в командировке, как правило, используется код в виде буквы «К» без указания количества отработанных работником часов. Выходные дни по графику места работы в табеле обозначают кодом «В». В случае временной нетрудоспособности командированного работника все календарные дни болезни, подтвержденные листком нетрудоспособности (в том числе являющиеся для работника выходными по основному месту работы), отмечаются в табеле буквенным кодом «Б».
Время служебных поездок учитывается в составе отработанного времени в общем порядке, без каких-либо особенностей.
За работниками, направленными в служебную командировку, сохраняются место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы (ч. 1 ст. 95 ТК).
Кроме того, согласно п. 5 Положения о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (далее — Положение № 176), наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте и возместить следующие расходы:
— по проезду к месту командировки и обратно;
— по найму жилого помещения;
— за проживание вне места жительства (суточные);
— иные произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.
Сумма аванса, подлежащая выдаче командированному работнику в счет перечисленных расходов, рассчитывается с учетом:
— размеров возмещения расходов при командировках в пределах Республики Беларусь (приложение 1 к Положению № 176);
— размеров возмещения расходов при командировках за границу (приложение 2 к Положению № 176);
— ч. 1 п. 25 Положения № 176, устанавливающей обязанность по возмещению командированному работнику расходов за границей по аренде автомобиля, приобретению горюче-смазочных материалов, оплате стоянки, проезда по платным дорогам (туннелям, мостам), уплате таможенных сборов и пошлин, страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденному мелкому ремонту, мойке транспортного средства.
Работникам, трудовая деятельность которых предполагает служебные поездки, выплачивается компенсация. Она является составной частью заработной платы, причитающейся за соответствующий период.
Компенсации устанавливаются в размере, не превышающем размера норм за проживание вне места жительства (суточных), установленных законодательством о возмещении расходов при служебных командировках, с учетом фактического времени пребывания на территории Республики Беларусь или иностранных государств.
Справочно.
Перечни профессий и должностей работников, которым устанавливаются компенсации, размеры, порядок, условия их выплаты определяются нанимателем (п. 8 Инструкции о порядке, условиях и размерах выплаты компенсаций за подвижной и разъездной характер работы, производство работы вахтовым методом, постоянную работу в пути, работу вне места жительства (полевое довольствие), утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 25.07.2014 № 70).
Согласно п. 2 Положения № 176 направление работника в командировку оформляется приказом (распоряжением, постановлением) нанимателя.
Издание указанного документа должно быть обосновано какой-либо производственной необходимостью. Если командировка является плановой, основанием для командирования служит годовой или квартальный план. Направление во внеплановые командировки (к примеру, с целью проведения деловых переговоров, участия в обучающем семинаре либо ином образовательном мероприятии), как правило, осуществляется на основании докладной записки работника либо его непосредственного руководителя, приглашения сторонней организации и т.п.
Справочно.
В случае направления работника в командировку на основании приглашения (государственного органа, международной организации, организации) в приказе (распоряжении, постановлении) нанимателя указываются условия командирования работника согласно соответствующему приглашению с учетом обязательств принимающей стороны.
Приказы (распоряжения) о командировании относятся к категории приказов по личному составу.
Срок хранения указанных документов определяется сроком командирования. Для длительных (более месяца) служебных командировок в пределах Республики Беларусь и за границу он составляет 75 лет, для служебных командировок в пределах Республики Беларусь и за границу меньшей продолжительности — 3 года (ст. 21.3, 21.4 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»). Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась, то срок хранения приказов с трехлетним сроком хранения увеличивается до 10 лет.
Справочно.
С учетом требований подп. 142.4 п. 142 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, при оформлении приказа (распоряжения) о командировании к его порядковому номеру в зависимости от срока хранения через дефис следует дополнительно добавлять литеру «к» (для документов 75-летнего срока хранения) либо литеру «л» (для документов 3-летнего срока хранения).
Приказы (распоряжения) о направлении в служебную командировку, издаваемые в организации и имеющие различные сроки хранения, должны формироваться в отдельные дела.
Приказ (распоряжение, постановление) нанимателя о направлении работника в командировку является основанием для расчета и выплаты ему денежных средств (п. 4 Положения № 176).
По усмотрению нанимателя (если иное не установлено законодательством) командированному работнику могут выдаваться:
— служебное задание на командировку;
— командировочное удостоверение.
Типовой формы служебного задания на командировку законодательством не установлено, следовательно, каждая организация вправе разработать ее самостоятельно.
Форма командировочного удостоверения действующим законодательством также не установлена. За основу может быть принята форма, приведенная в приложении 1 к ранее действовавшей Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (утратила силу с 28.01.2020).
Регистрация работников, выбывающих в служебную командировку, может вестись в журналах учета работников, выбывающих в служебные командировки, по форме согласно приложению 3 к ранее действовавшей Инструкции № 35, в том числе в электронном виде. Если работникам, направляемым в командировку, выдаются командировочные удостоверения, то помимо указанного журнала в организации может вестись журнал регистрации командировочных удостоверений. При этом следует учесть, что в настоящее время ведение таких журналов не является для нанимателей обязательным, то есть может осуществляться исключительно по их усмотрению.
По возвращении из служебной командировки работником предоставляется отчет о расходовании ранее выданного ему аванса.
Согласно п. 90 Инструкции о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117, работник, получивший денежные средства под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, в соответствии с п. 72 Инструкции № 117 обязан не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерскую службу юридического лица, подразделения, индивидуальному предпринимателю отчет об израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, и возвратить неизрасходованные денежные средства, за исключением случаев, установленных в п. 1 ч. 2 ст. 107 ТК.
Перечень документов, подтверждающих расходы, приведен в п. 91 Положения № 176.
В настоящее время возмещение расходов по найму жилого помещения при командировании в пределах Республики Беларусь допускается без представления подтверждающих документов.
Справочно.
Порядок возмещения расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов определяется в локальном правовом акте. При возмещении расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов принятия локального правового акта не требуется.
При оплате или фактическом предоставлении принимающей или направляющей стороной жилого помещения возмещение расходов по найму жилого помещения не производится.
Отчет об израсходованных суммах может быть представлен:
— на бумажном носителе работником лично;
— посредством регистрируемого почтового отправления (датой представления отчета считается дата приема регистрируемого почтового отправления);
— с использованием автоматизированной подсистемы документационного обеспечения;
— посредством электронной почты.
Документы, подтверждающие расходы, представляются в бухгалтерскую службу юридического лица, подразделения, индивидуальному предпринимателю лично либо досылаются посредством регистрируемого почтового отправления (п. 92 Инструкции № 117).
Обратите внимание.
Окончательный расчет с командированным работником должен быть произведен не позднее 30 календарных дней с даты представления отчета о расходовании аванса.
При служебных поездках оформлять перечисленные документы не требуется, так как условия занятости работника изначально определяются в заключаемом с ним трудовом договоре.
