Наладжваем працу конкурснай камісіі: практычны досвед

Перш-наперш разгледзім моманты, на якія варта звярнуць увагу пры стварэнні конкурснай камісіі: колькасна-якасны склад чальцоў камісіі, тэрмін дзеяння камісіі і мэтавае прызначэнне.

Для вызначэння колькасна-якаснага складу конкурснай камісіі рэкамендуем спачатку акрэсліць тыя накірункі рызыкі, што могуць узнікнуць пры набыцці неабходных тавараў (работ ці паслуг). Да прыкладу, гэта можа быць:

— рызыка набыць тавар (працу ці паслугу), на які ў арганізатара няма запатрабаванасці альбо характарыстыкі якога супярэчаць праектнай дакументацыі ці не адпавядаюць патрабаванням тэхнічных нарматыўных актаў;

— фінансавыя і падаткавыя рызыкі пры выкананні ўмоваў па аплаце;

— рызыкі неадпаведнасці ходу самой працэдуры патрабаванням заканадаўства і лакальных нарматыўных прававых актаў арганізатара.

Адпаведна існуе патрэба ў супрацоўніках, якія могуць вызначыць адпаведнасць прапанаванага тавару тэхзаданню ды праектнай дакументацыі, а таксама фінансавыя і падаткавыя наступствы ад заключэння дагавору на прапанаваных умовах; аказаць юрыдычнае суправаджэнне працэдуры і ажыццявіць неабходныя разлікі пры выкарыстанні абранай методыкі ацэнкі. Гэты момант важны і з пункту гледжання размежавання адказнасці, паколькі кожны з чальцоў камісіі фактычна можа валодаць пэўнымі вузкаспецыялізаванымі ведамі, а рашэнне прымаецца на падставе комплекснага аналізу. У выпадку, калі рашэнне аб адпаведнасці (неадпаведнасці) атрыманай прапановы прымаецца на падставе дадзеных аналізу канкрэтнага вузкаспецыялізаванага чальца камісіі, іншыя чальцы камісіі не павінны несці адказнасць за дакладнасць аналізу i кіруюцца толькі прадстаўленымі вынікамі.

Размеркаванне адказнасці паводле кола кампетэнцый мэтазгодна адлюстраваць і ў лакальным нарматыўным прававым акце, што будзе рэгуляваць дзейнасць камісіі (ім можа стаць Рэгламент конкурснай камісіі). Для кожнага чальца камісіі павінны быць вызначаны шэраг тых пытанняў, якія неабходна прааналізаваць, і адказнасць за дакладнасць вынікаў такога аналізу мусіць несці менавіта дадзены спецыяліст.

Палажэннем аб парадку арганізацыі і правядзення закупак тавараў (работ, паслуг) пры будаўніцтве аб’ектаў* (далей — Палажэнне аб закупках) вызначана неабходнасць стварэння камісіі, але няма абмежавання па тэрміну яе дзейнасці (напрыклад, на год, квартал ці да ўзвядзення нейкага канкрэтнага будаўнічага аб’екту). У дадзеным выпадку рэкамендуем кіравацца патрэбамі кампаніі, але звярнуць увагу на наступныя акалічнасці. Занадта кароткі тэрмін для існавання канкрэтнага складу камісіі створыць падставу для неабгрунтаваных затрат рэсурсаў па шторазовай падрыхтоўке матэрыялаў, празмерна доўгі — не ўлічыць некаторыя змены ў статусе супрацоўнікаў, што можа паўплываць на магчымасць дзейнасці камісіі. Аптымальным бачыцца стварэнне камісіі на тэрмін працягласцю каляндарны год. На наступны год склад камісіі можа быць зменены.

* Положение о порядке организации и проведения закупок товаров (работ, услуг) при строительстве объектов, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.01.2014 № 88.

Пры стварэнні камісіі трэба звярнуць увагу на тэрміны для працоўных адносін для яе патэнцыяльных чальцоў.

Заканадаўствам таксама не забаронена стварэнне асобных камісій паводле відаў закупаемых тавараў (напрыклад, асобныя камісіі для набыцця сантэхнікі, для набыцця матэрыялаў для аздаблення і г.д.). Мэтазгоднасць асобных камісій вызначаецца арганізатарам. Карысным бачыцца таксама замацаваць у Рэгламенце, што без удзелу ў працы камісіі асобы, кампетэнтнай у прадмеце закупкі, рашэнне аб выбары пераможцы камісія прымаць не можа.

Апрача вызначэння персанальнага складу камісіі і размеркавання абавязкаў яе ўдзельнікаў паводле накірунку кампетэнцыі важным момантам з’яўляецца вызначэнне ролі чальцоў камісіі паводле іх прававога статусу, а таксама вызначэнне парадку працы камісіі.

Так, у камісіі могуць быць шараговыя чальцы, сакратар, старшыня. Пазіцыя і асаблівасці прававога становішча кожнага з іх трэба вызначыць дадаткова. Рэкамендуецца адлюстраваць дадзеныя моманты ў Рэгламенце. Разгледзім больш падрабязна становішча сакратара камісіі. Гэта асоба, на якую мэтазгодна ўскласці абавязкі, скіраваныя на забеспячэнне арганізацыйных момантаў у працы камісіі. Так, гэта можа быць прыманне, улік і рэгістрацыя прапаноў прэтэндэнтаў, забеспячэнне іх своечасовай перадачы камісіі; інфармацыйная падтрымка прэтэндэнтаў, падрыхтоўка праектаў пратаколаў паседжання камісіі; скліканне камісіі для працы; азнакамленне ўсіх чальцоў камісіі з высновамі, атрыманымі ад спецыялістаў, а таксама з вынікамі выкарыстанай методыкі ацэнкі прэтэндэнтаў; азнакамленне камісіі з асобым меркаваннем (пры наяўнасці такога) пэўнага яе чальца; фіксацыя прысутных удзельнікаў на паседжанні камісіі; забеспячэнне вядзення дакументаабароту камісіі. Рэкамендуецца вызначыць у Рэгламенце, ці будзе функцыі сакратара выконваць асобны чалец камісіі (тады сакратар будзе мець права голасу пры галасаванні) альбо сакратар будзе толькі выконваць арганізацыйна-дапаможныя функцыі, ствараць умовы для працы камісіі і не будзе валодаць правам голасу.

Разгледзім таксама прававое становішча старшыні камісіі. Так, на старшыню камісіі могуць быць ускладзены наступныя абавязкі: вядзенне паседжання камісіі, арганізацыя галасавання, зачытванне атрыманых прапаноў, вядзенне стасункаў з прысутнымі прадстаўнікамі прэтэндэнтаў, арганізацыя працы камісіі, у тым ліку разгляд скаргаў на дзейнасць камісіі, арганізацыя падрыхтоўкі адказаў на запыты, што адрасаваны камісіі; падрыхтоўка справаздач кіраўніку арганізацыі аб дзейнасці камісіі.

Актуальныя пытаннi дзейнасці камісіі

Ці можа быць прыцягнуты да працы ў камісіі спецыяліст, што не з’яўляецца яе чальцом? 

Бачыцца, што на гэтае пытанне можна даць станоўчы адказ. Але варта ўлічыць, што гэта асоба, якая не будзе мець права голасу і не адказвае за прымаемыя камісіяй рашэнні, аднак можа даваць нейкія тлумачэнні паводле сваёй кампетэнцыі. Напрыклад, у склад конкурснай камісіі быў уключаны юрысконсульт 1 катэгорыі. На момант правядзення паседжання камісіі пры правядзенні працэдуры перамоваў узгаданая асоба не магла прысутнічаць, бо знаходзілася ў стане непрацаздольнасці. У кампаніі маецца таксама юрысконсульт, аднак дадзены працаўнік не ўключаны ў склад камісіі. Для атрымання высновы, неабходнай для далейшай працы камісіі, быў прыцягнуты юрыст, які прадставіў камісіі звесткі аб засведчаным аб’ёме паўнамоцтваў кожнага з прысутных прадстаўнікоў. Да галасавання ён не дапускаецца. Яго дзейнасць абмяжоўваецца выключна падрыхтоўкай высноваў паводле пастаўленых камісіяй пытанняў.

Ці патрэбна ўсталёўваць арганізатару даплату сваім працаўнікам за працу ў камісіі? 

У дадзенай сітуацыі адказ залежыць ад вынікаў аналізу службовай інструкцыі і працоўнай дамовы вызначаных працаўнікоў. Калі выкананне такой працы знаходзіцца ў межах працоўных абавязкаў, на ўсталяванне даплат ці надбавак за працу ў камісіі працаўнікі не павінны прэтэндаваць. Калі ж у працы камісіі выразна бачыцца пашырэнне зоны абслугоўвання з боку канкрэтнага працаўніка, то даплату ўсталяваць давядзецца.

Ці можа працаўнік адмовіцца ад распараджэння наймальніка ўдзельнічаць у працы конкурснай камісіі? 

Таксама варта аналізаваць змест працоўнай дамовы і службовай інструкцыі. Калі выконваемая праца знаходзіцца ў межах замацаваных працоўных абавязкаў, пры адмове ад працы ў камісіі да працаўніка магчыма скарыстаць меры адказнасці. Калі праца ў камісіі выходзіць за межы працоўных абавязкаў (напрыклад, у абавязкі юрысконсульта ўваходзіла выключна праца па звароту дэбіторскай запазычанасці), то магчымы варыянты. Гаворка можа весціся аб змене сутнасных умоваў працы. Адпаведна актуальным з’яўляецца прапанова аб выкананнi дадатковых абавязкаў і сутнасных зменах умоваў працы не меней чым за 7 дзён, а ў выпадку адмовы — скасаванне працоўнай дамовы і звальненне (склад камісіі ў такім выпадку зацвярджаецца толькі пасля атрымання згоды такога працаўніка на сутнасныя змены ўмоваў працы).

Ці магчымы дыстанцыйны ўдзел у працы камісіі? 

Пры ўмове, што ў адсутнага на паседжанні камісіі чальца была магчымасць цалкам азнаёміцца з усімі матэрыяламі закупкі (ускрытымі на асобным паседжанні прапановамі, заўвагамі ды высновамі іншых спецыялістаў), яму можа быць дадзена магчымасць выказацца ў пісьмовай форме ў межах пытанняў паводле яго кампетэнцыі. Пры гэтым такія высновы могуць быць расцэнены як меркаванні эксперта, а не як удзел у галасаванні.

Якія моманты варта адлюстраваць у пратаколе паседжання камісіі?

Складанне пратакола паседжання конкурснай камісіі мае на мэце зафіксаваць ход працэдуры закупкі на выпадак магчымых спрэчак і адпаведна падрыхтаваць неабходныя доказы для ўмацавання сваёй пазіцыі, таму да складання пратакола варта паставіцца з асаблівай пільнасцю. Такім чынам, пры адлюстраванні працы камісіі трэба зафіксаваць наступнае:

• дата паседжання камісіі (на практыцы давялося сустракаць выпадкі, калі ў пратаколе замест даты паседжання камісіі памылкова фіксавалі дату працэдуры закупкі, пад якой размяшчалася абвестка на сайце Нацыянальнага цэнтра маркетынга і кан’юнктуры цэн, што не адпавядае сутнасці складаемага пратаколу);

• пералік менавіта прысутных чальцоў камісіі з вызначэннем іх службовага ста-новішча, сакратара і старшыню камісіі варта вылучыць асобна;

• ідэнтыфікацыя працэдуры закупкі (праз рэгістрацыйны нумар, пазначэнне прадмету закупкі з вызначэннем будаўнічага аб’екту);

• від працэдуры закупкі;

• атрыманыя прапановы і іх сутнасць паводле ацэньваемых паказчыкаў;

• ацэнка кожнай з прапаноў (то бок варта паказаць, як была выкарыстана методыка ацэнкі, бо гэта важна для стварэння для чальцоў, што будуць галасаваць, рэальнай магчымасці для беспамылковага выбару пераможцы);

• вынікі галасавання, засведчаныя подпісамі чальцоў камісіі, што прысутнічалі пры галасаванні.

Прыклады праблемных сітуацый у працы камісіі і спосабы іх вырашэння

1. Удзельнічае прэтэндэнт, што зарэкамендаваў сябе адмоўна ў папярэдніх дамовах.

Трэба пазначыць у правілах правядзення, хто не дапускаецца да ўдзелу, быць асцярожным, каб не дапусціць праз недакладнасць фармулёвак абмежаванне канкурэнцыіі, непатрапленне сумленных удзельнікаў.

2. «Пакрыўджаны» неабранасцю прэтэндэнт піша скаргу.

Раім аператыўна разгледзiць скаргу, запрасіць адпаведную асобу на паседжанне і патлумачыць выбар, зладзіць унутраную праверку на прадмет магчымага парушэння, калі рызыка для прызнання працэдуры закупкі незаконнай ёсць — перастрахавацца і пераабвясціць, правесці нанова.

3. Недакладна пазначаны прадмет закупкі. Ці варта ўносіць змены?

Лепш адмяніць працэдуру, абвясціць нанова з удакладнёным прадметам, бо інакш будуць парушаны правы патэнцыяльных і актуальных прэтэндэнтаў. Магчыма, нехта адмовіўся ад удзелу на падставе ўмоваў недакладнага задання. Сярод існуючых прэтэндэнтаў гэта можа быць расцэнена як праяўленне зацікаўленасці да нейкага канкрэтнага ўдзельніка да прымання рашэння.

4. Праверка на перамовах паўнамоцтваў прадстаўніка прэтэндэнта.

Патрэбна звярнуць увагу на тое, ці можа такі прадстаўнік прадстаўляць інтарэсы менавіта ў гэтай працэдуры, што ўключае прадстаўлены аб’ём паўнамоцтваў.

5. Рэкамендацыі адносна запытваемых дакументаў:

— варта быць асцярожнымі ў фармулёўках (напрыклад, калі гэта працэдура перамовы, то конкурснай дакументацыі адпаведна конкурснай прапановы быць не можа);

— патрабуем завераныя копіі дакументаў, а не арыгіналы (напрыклад, пасведчанне аб рэгістрацыі ці загад аб прызначэнні на пасаду павінны заставацца ў арганізацыі);

— даведкі патрабуем у стане, актуальным на момант разгляду працэдуры;

— патрабуем нумераваць і прашываць дакументацыю, каб не абвінавацілі потым у нястачы дакументаў;

— сочым за фармулёўкамi патрабуемых водгукаў ад контрагентаў.

6. Рэкамендацыі адносна арганізацыйных момантаў:

— сочым за своечасовай рэгістрацыяй атрыманых канвертаў (канверты, што атрыманы пасля тэрміну, не ўскрываюцца, даводзіцца інфармацыя аб іх атрыманні сакратаром да чальцоў камісіі, час іх фактычнага атрымання, далей канверты скіроўваюцца іх першапачатковаму адрасанту);

— адрозніваем дазапытванне дакументаў ад канкрэцізацыі ды ўдакладненняў па ўжо атрыманым прапановам;

— сочым за публічнай камунікацыяй з прадстаўніком прэтэндэнта;

— чальцам камісіі варта пазбягаць размоваў «сам-насам» з прадстаўнікамі прэтэндэнтаў па-за межамі працы камісіі, усе камунікацыі варта весці ў пісьмовай форме і праз сакратара.