Мінімізуем рызыку кампаніі праз праграмнае забеспячэнне: ад выбару да закупкі

Выкарыстанне спецыялізаванага праграмнага забеспячэння

Да найбольш вядомых і ўжо звыклых у працы сучаснага юрыста накірункаў прымянення праграмнага забеспячэння можна аднесці выкарыстанне разнастайных прававых баз, якiя скіраваны на аптымізацыю пошуку патрэбнай для працы інфармацыі. Але гэта далёка не адзіны кірунак выкарыстання спецыялізаванага праграмнага забеспячэння для абароны пазіцый кампаніі.

Не будзем адмаўляць: значную частку нашай працы займаюць пошук і аналіз актуальнай інфармацыі з так званых знешніх крыніц, аднак разам з тым нямала сіл і намаганняў можна прыкладаць для высвятлення ўсіх юрыдычна значных абставін у межах самой юрыдычнай асобы. Асабліва выразна гэта праблема заўважаецца менавіта ў будаўнічай сферы, дзе пытанне вялікіх аб’ёмаў дакументазвароту стаіць даволi востра.

Асноўныя перадумовы для выкарыстання спецыялізаванага праграмнага забеспячэння:

1) неабходнасць аператыўнага доступу да патрэбнага дакумента;

2) стварэнне магчымасці спецыялісту хутка пераключацца з аднаго праекта на другі і не губляць час (стварыць умовы, калі ўсё патрэбнае «пад рукой», не чакаць, пакуль асоба, адказная за захаванне арыгіналу, фізічна прадставіць дакумент, з якім можна працаваць);

3) неабходнасць працы з дакументамі з аднаго праекта рознымi супрацоўнікамі адначасова;

4) неабходнасць захавання зыходных напрацовак незалежна ад наяўнасці ў кампанii асобы, што першапачаткова вяла праект.

Такім чынам, без адпаведнага праграмнага забеспячэння шмат часу сыходзіць на задачы механічнага характару і застаецца мала часу на выкананне аналітычных задач, а значыць для кампаніі ўзнікае рызыка неналежнай юрыдычнай прапрацаванасці праекта, а таксама парушэння дэдлайнаў.

Сістэмы для ўліку і захоўвання дакументаў

У цяперашні час існуюць сістэмы для ўліку і захоўвання як асобных відаў дакументаў (напрыклад, дамовы), так і цэлых груп дакументаў альбо сапраўдныя электронныя архівы. Яны дазваляюць сістэматызаваць дакументы паводле праектаў альбо паводле контрагентаў з ранжыраваннем па часу стварэння (напрыклад, па гадах) і адначасова паводле відаў дакументаў. Такія сродкі могуць быць скарыстаны для сістэматызацыі электронных копій ужо створаных дакументаў.

Зручна таксама змяшчаць у электронныя архівы лакальныя нарматыўныя прававыя акты кампаніі: яны знаходзяцца ў актыўным ужытку, і такім чынам ствараюцца ўмовы для бесперашкоднага звароту да іх усім зацікаўленым асобам, што папярэджвае правапарушэнні. Электронныя архівы могуць быць скарыстаны і для захавання інфармацыі адносна працэдур закупак, што праводзяцца ў кампаніі (напрыклад, можна сістэматызаваць паводле будаўнічых аб’ектаў).

Перавагі выкарыстання спецыялізаваных сістэм

Сучасныя тэхналогіі дазваляюць таксама ранжыраваць правы доступу да патрэбных масіваў дакументаў розным карыстальнікам, што стварае ўмовы для выканання мер інфармацыйнай бяспекі. Вядома, набыццё спецыялізаванага праграмнага забеспячэння патрабуе дадатковых сродкаў, таму паўстае пытанне аб перавагах выкарыстання спецыялізаваных сістэм у параўнанні са звычайным размяшчэннем папак на серверы кампаніі з укладаннем у іх тых жа сканаў дакументаў.

Па-першае, выкарыстанне спецыялізаваных сістэм павышае магчымасці пошуку: нават калі ў кампаніі і будзе выпрацавана нейкая агульная палітыка паводле правіл надання найменняў папкам ды файлам і будуць скарыстаны магчымасці пошуку праз праваднік, пошук праз усталяваныя ў сістэме фільтры больш хуткі, надзейны і дакладны.

Па-другое, сістэматызацыя дакументаў адбываецца паводле вызначаных параметраў, агульных для ўсяго масіву. Гэта мінімізуе рызыку згубіць дакумент з прычыны памылкі ў сістэматызацыі з боку супрацоўніка.

Па-трэцяе, сістэмы дазваляюць хутка ўключацца ў працэсы кампаніі супрацоўнікам, што не былі задзейнічаны раней у праектах, у тым ліку яны змяншаюць перыяд адаптацыі для новых працаўнікоў.

Апроч таго, часам можна ўключыць і аналітычныя опцыі і тым самым аптымізаваць вылучэнне пэўных унутраных статыстычных паказчыкаў кампаніі. Такія сістэмы скіраваны на захаванне, сістэматызацыю і ўлік вялікіх масіваў інфармацыі, таму яны валодаюць значным наборам функцый і магчымасцяў. Звычайна там прадумваюцца нюансы дызайну, што дазваляюць зрабіць працу больш эфектыўнай.

Электронны дакументазварот

Яшчэ адным з кірункаў належнай арганізацыі працы можа быць выкарыстанне сістэм электроннага дакументазвароту. Яны скіраваны на ўсталяванне кантролю за рухам распрацаваных дакументаў унутры кампаніі, адсочванне іх выканання (фіксуецца накіраванне на рэзалюцыю, факт узгаднення, а таксама факт азнаямлення з дакументам, калі на карпарацыйную пошту прыходзіць паведамленне аб прачытанні дакумента ў сістэме зацікаўленай асобай), што спрыяе мінімізацыі пагрозы парушэння абавязковых тэрмінаў, а таксама пагрозы невыканання пэўных працэдурных момантаў.

Сістэмы электроннага дакументазвароту робяць эфектыўнай працу пры юрыдычнай экспертызе сітуацыі, бо для даследавання абставін часам патрабуецца вывучаць гісторыю ліставання (з аналізам прыкладзеных дакументаў), што значна прасцей зрабіць у сістэме. Напрыклад, пры аналізе зместу ліста для падрыхтоўкі рэкамендацый для адказу на яго адразу можна скарыстацца спасылкамі на атрыманыя (альбо дасланыя) дакументы, што маюць дачыненне да праекта.

Даведачна. 
Сістэмы электроннага дакументазвароту могуць быць інтэг-раванымі з Сістэмай міжведамаснага дакументазвароту дзяржаўных органаў Рэспублікі Беларусь — дзяржаўнай інфармацыйнай сістэмай, што забяспечвае ўзаемадзеянне паміж дзяржаўнымі органамі ды юрыдычнымі асобамі праз абмен электроннымі дакументамі.

Трэба звярнуць увагу, што карысным момантам у такіх сістэмах з’яўляецца аўтаматычная фіксацыя храналогіі падзей праз так званыя файлы рэгістрацыі (логі). То бок у выпадку спрэчкі пры дапамозе спецыяліста, які «прачытае логі», можна высвятліць, што адбывалася з дакументам, а з улікам урэгуляванасці доступу да яго канкрэтнага супрацоўніка можна абмяркоўваць сітуацыю з задзейнічанымі асобамі больш прадметна.

Спосаб атрымання праграмнага забеспячэння

Пасля прыняцця рашэння аб неабходнасці выкарыстання пэўнага праграмнага забеспячэння важным момантам з’яўляецца спосаб яго атрымання.

Так, можна замовіць распрацоўку прадукту адразу паводле патрэб кампаніі альбо набыць ужо гатовы прадукт. Чым кіравацца пры выбары?

Спачатку трэба дакладна вызначыцца з тымі задачамі, для выканання якіх неабходна набыць прадукт, выразна акрэсліць тое кола праблем, якія маецца на мэце вырашыць. Тут важна зразумець, наколькі гэтыя праблемы ўнікальныя паводле сваёй сутнасці, ці могуць яны сустракацца ў кампаніі з вашага сегменту рынка. Адказы на ўзгаданыя пытанні дапамогуць зразумець, колькі намаганняў давядзецца прыкласці пры распрацоўцы замовы, а значыць якога ўзроўню спецыялістаў прыцягнуць. Чым больш унікальная і непаўторная замова чакаецца, тым вышэй будзе прапанаваная кампаніі цана.

Варта падумаць над відам абіраемай ліцэнзіі (наколькі мэтазгодна набываць правы на ўмове забароны рэалізацыі кампутарнай праграмы іншым суб’ектам). Апроч гэтага, новы прадукт патрабуе значна больш высілкаў для наладжвання, паколькі за ўжо распрацаваным раней праграмным забеспячэннем распрацоўшчыкі звычайна пільна сочаць: імкнуцца вынаходзіць хібы самі альбо паводле водгукаў папярэдніх кліентаў, удасканальваюць функцыянал і выпускаюць новыя версіі. Хоць перад разгортваннем праграмы яна і праходзіць шматразовае тэставанне, але практыка сведчыць, што гэта не стоадсоткавая гарантыя надзейнасці працы сістэмы. Зрэшты, трэба ўсведамляць, што ў такім выпадку водгука ад іншых карыстальнікаў вы атрымаць не зможаце, бо ваша кампанія будзе першай.

Калі задачы, якія плануецца выконваць, не з’яўляюцца настолькі вузкаспе-цыялізаванымі і ўнікальнымі, можна паспрабаваць выбіраць з ужо распрацаваных і прадстаўленых на рынку прадуктаў. Пры гэтым ужо будзе мецца магчымасць не толькі сабраць дадзеныя аб працы прапаноўваемай сістэмы, аб яе перавагах і недахопах, але і падумаць з улікам сабранай інфармацыі аб тым, як магчыма яе мадыфікаваць пад патрэбы канкрэтнай кампаніі. Таксама ў да-дзеным выпадку скарачаюцца часавыя затраты: наладзіць ужо гатовы прадукт, нават калі трэба яго дапрацаваць, значна хутчэй, чым стварыць новы.

Набыццё праграмнага забеспячэння

Узаемаадносіны з контрагентамі пры набыцці праграмнага забеспячэння

Мэтазгодным бачыцца акрэсліць 3 блокі стасункаў у праваадносінах з контр-агентамі:

1) стасункі, звязаныя з перадачай правоў на кампутарную праграму як аб’ект інтэлектуальнай уласнасці;

2) стасункі, звязаныя з укараненнем праграмнага прадукту ў кампаніі;

3) паслугі па суправаджэнню ўжо самога карыстання сістэмай.

Такім чынам, можна рэкамендаваць урэгуляванне комплексу адносін праз 3 асобныя дамовы:

— ліцэнзійную;

— дамову на выкананне працы па ўкараненню кампутарнай праграмы;

— дамову на аказанне паслуг па суправаджэнню.

Рэкамендацыі пры набыцці праграмнага забеспячэння

1. Паколькі з моманту фактычнай перадачы экземпляра кампутарнай праграмы да рэальнай працы з ёй можа мінуць не адзін месяц, пытаннем для абмеркавання паміж бакамі з’яўляюцца ўмовы аб аплаце ў прывязцы да паспяховага ўкаранення праграмы; пры гэтым у выпадку недасягнення канчатковай мэты (калі ўкараненне праграмы не адбылося альбо дамова, якой рэгуляваўся парадак укаранення, была скасавана) варта прадугледзіць парадак вяртання экземпляра кампутарнай праграмы і знішчэнне копій.

2. Неабходна вызначыцца са зручным для кампаніі парадкам перадачы асобнiка кампутарнай праграмы: альбо на носьбіце, альбо праз публікацыю, паколькі ад абранага спосаба залежыць парадак вядзення бухгалтарскага ўліку (носьбіт неабходна асобна ставіць на ўлік).

3. Пры апісанні аб’ёму правоў на праграмнае забеспячэнне, што перадаецца, трэба пазначыць магчымасць для стварэння не толькі рэзервовай копіі, але і тэставай.

4. Не варта забываць пра абарону канфiдэнцыяльнай інфармацыі кампаніі: калі рэжым камерцыйнай таямнiцы яшчэ не ўведзены, неабходна мінімізаваць рызыку хаця б праз распрацоўку ўмоваў аб канфідэнцыяльнасці.

5. Важна вызначыць парадак узаемадзеяння з контрагентам на перыяд аказання паслуг па суправаджэнню: якім чынам будуць прымацца звароты, як аператыўна апрацоўвацца, што лічыцца вынікам разгляду звароту, у які час яны могуць скіроўвацца/прымацца, ці будуць прадстаўляцца абнаўленні (з якой перыядычнасцю і якога характара: што аптымізуюць працу, што мінімізуюць рызыку, што ствараюць дадатковы функцыянал).

6. У дамове на суправаджэнне варта рэгламентаваць, як будуць вырашацца сітуацыі з магчымымі праблемамі ў працы праграмы. Пры гэтым трэба ўлічваць, што праблемы могуць быць выкліканы не толькі хібамі праграмы, але і недасведчанасцю ці нават памылковымі дзеяннямі непасрэдных карыстальнікаў. Для эфектыўнага вырашэння праблемы спатрэбіцца наладзіць плённую камунікацыю, прапісаўшы механізм узаемадзеяння ў такіх сітуацыях і парадак вызначэння прычын, мінімізацыі негатыўных наступстваў, размеркавання адказнасці.

7. Трэба загадзя ўзгадніць умовы аб падрыхтаванасці тэхнічных сродкаў для ажыццяўлення працэсу наладжвання праграмнага забеспячэння: ці будзе гэтым займацца сама кампанія альбо чакаецца, што гэта таксама будзе часткай замовы.

Праблемы пры набыцці праграмнага забеспячэння

1. Складанне тэхнічнага задання: пры распрацоўцы важна правільна вызначыць патрэбы, функцыянал.

2. Магчымыя дадатковыя затраты: пры набыцці праграмнага забеспячэння могуць спатрэбіцца дадатковыя апаратныя сродкі, а таксама дадатковыя ліцэнзіі на выкарыстанне праграмных сродкаў.

3. Правільнае размеркаванне прыярытэтаў: калі маецца жаданне атрымаць пэўныя функцыі ад праграмы, але невядома, што ў наяўнасці ў патэнцыяльных прэтэндэнтаў, раім вызначыць асноўныя (уплываюць на ацэнку) і дадатковыя (пажаданыя, з-за адсутнасці якіх нельга дыскваліфікаваць удзельніка, але наяўнасць стварае пэўныя магчымасці для руху прэтэндэнта ў рэйтынгу). Калі вядзецца гаворка аб набыцці гатовага праграмнага прадукту (альбо набыцці з мінімальнай патэнцыяльнай дапрацоўкай), гэта таксама засцеражэ ад абмежавання ўдзелу патэнцыяльных прэтэндэнтаў.

4. Дэманстрацыя працы прапанаванага праграмнага забеспячэння: рэкамендуецца патрабаваць ад прэтэндэнтаў арганізаваць дэманстрацыю працы гэтага праграмнага забеспячэння. Карысным будзе далучыць да ўдзела ў такім мерапрыемстве службовых асобаў, што разглядаюцца ў якасці непасрэдных карыстальнікаў, а не толькі тэхнічных спецыялiстаў.

5. Колькасць карыстальнікаў: пры фармуляванні патрабаванняў да прадмету трэба правільна вызначыць колькасць карыстальнікаў, што будзе ўплываць на кошт закупкі і неабходнасць магчымага данабыцця.

6. Конкурсная дакументацыя: неабходна прапісваць усе этапы закупкі ў конкурсных дакументах цалкам, да канца. Напрыклад, непрапісанасць парадку правядзення працэдуры перамоваў па зніжэнню цаны, калі парадак, паводле меркавання арганізатара, можа вызначацца па ходу працэдуры, — выпадак недапушчальны.

7. Тэрміны укаранення праграмы: занадта сціслыя тэрміны для ўкаранення праграммы (ад некалькіх тыдняў да месяца) не заўсёды могуць адпавядаць рэальным умовам працы як менавіта вашай кампаніі, так і кампаніі прэтэндэнта.