Закупки при проведении текущего ремонта арендатором

Нормативное регулирование

Согласно п. 2 ст. 587 ГК арендатор обязан поддерживать имущество в исправном состоянии, производить за свой счет текущий ремонт и нести расходы на содержание имущества, если иное не установлено законодательством или договором аренды.

Отметим, что данная норма диспозитивная и договором может быть возложена обязанность проведения текущего ремонта на арендодателя, что на практике встречается редко. Таким образом, обязанность проведения текущего ремонта в подавляющем большинстве случаев возлагается на арендатора.

Однако обращаем внимание, что в приведенной норме говорится о «поддержании имущества в исправном состоянии». То есть предполагается, что изначально оно было в надлежащем виде, однако затем возникла необходимость в выполнении совокупности работ, включая строительно-монтажные, пусконаладочные, и мероприятий по предупреждению износа, устранению мелких повреждений и неисправностей, улучшению эстетических качеств объекта, выполняемых в том числе с применением новых материалов и технологий, что и составляет согласно ст. 1 Закона Республики Беларусь от 05.07.2004 № 300-З «Об архитектурной, градостроительной и строительной деятельности в Республике Беларусь» (далее — Закон № 300-З) сущность текущего ремонта.

На практике же возникают ситуации, когда необходимость в проведении текущего ремонта возникает еще до заключения договора и передачи арендуемого помещения. 

При этом чаще всего применяется норма п. 2 ст. 583 ГК, согласно которой арендодатель не отвечает за недостатки сданного в аренду имущества, которые были им оговорены при заключении договора аренды, либо были заранее известны арендатору, либо должны были быть обнаружены арендатором во время осмотра имущества или проверки его исправности при заключении договора или передаче имущества в аренду. В таких случаях, особенно если речь идет об аренде государственного имущества, применяется принцип «take or go», что означает «бери/ищи другое».

В более редких случаях арендодатель соглашается учесть затраты арендатора по приведению арендуемого помещения в приемлемый вид при расчете арендной платы либо освободить арендатора от уплаты арендной платы на сумму понесенных затрат («арендные каникулы»).

Как же должны вести себя стороны договора аренды при проведении закупок арендатором при выполнении текущего ремонта?

Взаимоотношения арендатора и арендодателя

Рассмотрим различные ситуации.

Вариант 1. Арендодатель не согласен учитывать расходы арендатора на приведение арендуемого имущества в вид, приемлемый для потребления («take or go»). В этом случае арендатор самостоятельно несет затраты на текущий ремонт и, соответственно, проводит закупки товаров (работ, услуг) при строительстве в соответствии с теми документами, которыми он должен руководствоваться.

Обращаем внимание, что документальное оформление оснований для проведения текущего ремонта для арендатора осуществляется в общем порядке, то есть необходимы дефектный акт и смета. 

Вариант 2. Арендодатель и арендатор согласились, что затраты арендатора при проведении текущего ремонта будут учтены в какой-либо форме при проведении расчетов за аренду. При этом полное освобождение арендатора от арендной платы на определенный период предлагается рассматривать и оформлять как безвозмездную передачу имущества*. 

* Штрикуль А.Ю. Налоговые последствия арендных каникул (если арендатор на определенный период освобождается от арендной платы) // СПС КонсультантПлюс.

На наш взгляд, возможен также вариант, когда стороны проводят зачет взаимных требований: требования арендодателя об уплате арендодателем арендной платы и требования арендатора об уплате арендодателем затрат по проведению текущего ремонта.

Пример условия договора аренды:

«Арендодатель не позднее 27-го числа отчетного месяца направляет Арендодателю для проведения зачета взаимных требований копии акта сдачи-приемки выполненных строительных и иных специальных монтажных работ по форме С-2а, утвержденной постановлением Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь от 29.04.2011 № 13, и справки о стоимости выполненных работ по форме С-3а, утвержденной постановлением Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь от 17.10.2011 № 48, заверенные Арендатором. 

Арендодатель не позднее двух рабочих дней от даты получения направляет Арендатору 2 (два) экземпляра акта зачета с указанием суммы арендной платы и зачтенной суммы выполненных строительных работ по текущему ремонту. Один экземпляр подписанного акта зачета Арендатор обязан вернуть Арендодателю не позднее двух рабочих дней».

Для арендодателя в этом случае важно, что затраты по проведению текущего ремонта ложатся на него. То есть с точки зрения финансового итога нет разницы между случаем, когда арендодатель провел закупки, выбрал подрядчика и отремонтировал помещения перед сдачей в аренду, и случаем, когда арендодатель все эти же действия выполнил силами арендатора и возместил ему затраты .

Согласно ст. 1 Закона № 300-З заказчик в строительной деятельности (далее — заказчик) — это юридическое или физическое лицо, в том числе индивидуальный предприниматель, определяемое в соответствии с законодательством, финансирующее возведение, реконструкцию, реставрацию, ремонт, благоустройство объекта, снос, осуществляющее строительную деятельность с привлечением подрядчика в строительной деятельности, с привлечением либо без привлечения инженера (инженерной организации) на основании заключенного договора.

При проведении текущего ремонта арендатором он выступает в роли заказчика. Мы не будем рассматривать уникальный случай, когда арендатором является строительная организация, способная выполнить работы по текущему ремонту своими силами.

Арендодателю важно, чтобы затраты арендатора на текущий ремонт были обоснованными. Кроме того, если арендодатель при проведении закупок в строительстве обязан руководствоваться каким-либо нормативным актом, то необходимо закрепить в договоре обязанность арендатора руководствоваться этим же нормативным актом. 

Пример условия договора аренды:

«При проведении закупок товаров (работ, услуг) Арендатор обязан применять постановление Совета Министров Республики Беларусь от 31.01.2014 № 88 "Об организации и проведении процедур закупок товаров (работ, услуг) и расчетах между заказчиком и подрядчиком при строительстве объектов". Для выбора подрядчика по выполнению работ по текущему ремонту Арендатор обязан провести процедуру переговоров».

Стороны могут предусмотреть и иные варианты взаимодействия. Например, создать совместную конкурсную комиссию, поручить проведение процедур закупок инженерной организации и т.п. 

Кроме того, по нашему мнению, арендодателю необходимо осуществлять контроль за расходованием средств на текущий ремонт арендатором. Это связано со следующим.

При выполнении текущего ремонта оформляются акт сдачи-приемки выполненных строительных и иных специальных монтажных работ по форме С-2а, утвержденной постановлением Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь от 29.04.2011 № 13, и справка о стоимости выполненных работ по форме С-3а, утвержденной постановлением Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь от 17.10.2011 № 48.

Применение формы С-2а — это фактически фиксация произведенных подрядчиком затрат в размере, предъявленном подрядчиком. Поэтому отклонение от определенной при проведении процедуры закупки стоимости работ может быть весьма значительным. Арендодатель, как финансирующая выполнение работ сторона, имеет право, а также и обязанность контролировать обоснованность произведенных подрядчиком затрат и стоимость выполненных работ. По договоренности сторон возможно возложение контрольных функций на организацию, осуществляющую технический надзор.

Пример условия договора аренды:

«Во время выполнения работ по текущему ремонту Арендатор ежемесячно не позднее 25-го числа отчетного месяца предоставляет Арендодателю копии акта сдачи-приемки выполненных строительных и иных специальных монтажных работ по форме С-2а и справки о стоимости выполненных работ и затратах по форме С-3а, представленных Арендатору подрядчиком (далее — документы к оплате). Арендодатель обязуется не позднее 2 рабочих дней после получения согласовать представленные документы к оплате либо вернуть их Арендатору с мотивированными замечаниями. 

В случае неполучения Арендатором согласования от Арендодателя в указанный срок либо неполучения мотивированных возражений документы к оплате считаются несогласованными. 

Сумма оплаченных Арендатором подрядчику работ по текущему ремонту без согласования с Арендодателем не принимается для зачета арендной платы».

Текущий ремонт и неотделимые улучшения

Если при выполнении работ по текущему ремонту возникает необходимость произвести неотделимые улучшения, нужно учитывать следующее.

1. Неотделимые улучшения производятся с согласия арендодателя (п. 2 ст. 594 ГК). Согласие арендодателя должно быть полным и безоговорочным. Также такое согласие должно быть дано уполномоченным лицом. 

2. Перечень неотделимых улучшений должен быть конкретным, позволяющим определить данные улучшения на объекте недвижимости.

Пример. 
Арендатор с согласия арендодателя заменил входную дверь в помещение и вместо деревянной двери поставил усиленную бронированную дверь. Впоследствии арендодатель отказался возместить затраты арендатора, мотивировав это тем, что он не считает это «улучшением». 

3. В соответствии с п. 2 ст. 594 ГК случае, когда арендатор произвел за счет собственных средств и с согласия арендодателя улучшения арендованного имущества, неотделимые без вреда для имущества, арендатор имеет право после прекращения договора на возмещение стоимости этих улучшений, если иное не предусмотрено договором аренды. 

Обращаем внимание, что возмещение стоимости улучшений осуществляется после прекращения договора аренды. Отсюда следует, что при выполнении работ по текущему ремонту из перечня выполняемых работ необходимо выделить работы, относящиеся к улучшению арендованного имущества. Стоимость таких работ не может быть засчитана в счет арендной платы, должна учитываться арендатором и арендодателем отдельно. Срок предъявления требования о возмещении стоимости неотделимых улучшений имущества наступает с момента прекращения договора аренды независимо от оснований такого прекращения.