Трудовая книжка — один из важнейших личных документов гражданина, подтверждающий его трудовой стаж и профессиональную биографию как работника, а также гарантирующий предоставление пенсии при достижении пенсионного возраста. Нередки случаи, когда этот важный для работника документ теряется. О том, что нужно делать в случае утери трудовой книжки, вы узнаете из статьи.
Для восстановления трудовой книжки существуют законные механизмы, содержащиеся в положениях Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее — Инструкция).
В соответствии с п. 62 Инструкции в случае утраты трудовой книжки по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки.
По каким причинам может произойти утеря (утрата) трудовой книжки и какие действия следует произвести работнику и нанимателю в каждом таком случае?
Утеря (утрата) трудовой книжки может произойти по нескольким причинам:
1) по вине самого работника после увольнения.
При отсутствии у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой по письменному заявлению этого лица в случаях, установленных законодательством, наниматель обязан завести трудовую книжку или оформить ее дубликат (ч. 3 ст. 50 ТК). В заявлении также должна быть указана причина отсутствия трудовой книжки.
Следует отметить, что в некоторых случаях работник может намеренно утверждать об утере трудовой книжки, тем самым скрывая факт, к примеру, наличия в ней записи об увольнении по дискредитирующим обстоятельствам или записи о предыдущей работе не по специальности.
В случае утраты трудовой книжки (вкладыша к ней) работник обращается к нанимателю, а уволенный работник — к нанимателю по последнему месту работы в течение 6 месяцев после его увольнения с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки.
В случае ликвидации организации, прекращения деятельности индивидуального предпринимателя, смерти нанимателя — физического лица дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) выдается нанимателем по новому месту работы независимо от срока, прошедшего с даты увольнения, на основании сведений, подтверждающих ликвидацию организации, прекращение деятельности индивидуального предпринимателя, смерть нанимателя — физического лица, и справки о периоде работы, службы.
По вопросу выдачи справки о периоде работы в организации, которая была ликвидирована в установленном порядке, работник должен обращаться по месту хранения сданных в установленном порядке документов строгой отчетности (собственник ликвидируемого нанимателя, правопреемник, местный исполнительный комитет, архив и др.).
Дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) выдается нанимателем не позднее 15 календарных дней со дня поступления заявления работника. При обращении работника по истечении 6 месяцев после его увольнения прежним нанимателем выдается справка о периоде работы, службы работника, которая является основанием для заведения по новому месту работы работника дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней) (п. 64 Инструкции).
Работник, получивший дубликат трудовой книжки, оплачивает его стоимость в сумме, затраченной нанимателем на его приобретение;
2) по вине самого работника в период работы, когда трудовая книжка была у него на руках.
По письменному заявлению наниматель вправе выдать работнику трудовую книжку на руки на срок не более чем 5 календарных дней с составлением расписки, где указывается дата получения трудовой книжки на руки и обязательства ее возврата (п. 76 Инструкции).
Работник обращается к нанимателю с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Дубликат трудовой книжки выдается нанимателем не позднее 15 календарных дней со дня поступления заявления работника.
Наниматель оказывает содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению к данному нанимателю (п. 63 Инструкции);
3) по вине нанимателя (случайно уничтожена, потеряна при переезде и т.п.).
При утрате трудовой книжки по вине нанимателя последний самостоятельно принимает меры для получения соответствующих документов, подтверждающих стаж работы работника, предшествующий поступлению на работу к данному нанимателю, и выдает дубликат трудовой книжки.
Если у работника имеется заверенная в установленном порядке копия утерянной трудовой книжки, внесение сведений в дубликат трудовой книжки осуществляется на ее основании без представления документов, подтверждающих стаж работы.
При утрате трудовой книжки по вине нанимателя ее владельцу выдается дубликат трудовой книжки без взимания его стоимости (п. 78 Инструкции).
При работе с трудовыми книжками наниматель должен издать приказ о назначении ответственного лица за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Также в таком приказе может быть указано лицо, на которое возлагается ведение трудовых книжек на периоды отсутствия ответственного за это работника.
Формулировка приказа:
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Назначить старшего инспектора по кадрам отдела кадров Сидорову И.И. ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек работников.
При смене работника, отвечающего за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, процедура их приема-передачи обязательно оформляется соответствующим актом. Нарушение порядка хранения трудовых книжек может повлечь за собой применение к виновным должностным лицам мер дисциплинарного и (или) административного взыскания;
4) в результате стихийных бедствий и других непредвиденных обстоятельств (пожар, неправомерные действия третьих лиц и др.).
Трудовые книжки следует хранить в специально оборудованных местах (в несгораемых шкафах, сейфах) (п. 80 Инструкции).
Алгоритм восстановления утерянной трудовой книжки в этом случае идентичен алгоритму ее восстановления при утере по вине нанимателя.
Административная ответственность за нарушение порядка ведения, хранения и учета трудовых книжек может наступить (при наличии вреда работнику) в соответствии с ч. 4 ст. 9.19 КоАП с применением санкций в виде штрафа от 2 до 20 базовых величин.
