Номенклатуру дел на предстоящий делопроизводственный (календарный) год принято составлять в IV квартале текущего года. О порядке составления номенклатуры дел и требованиях, которые предъявляются к ней нормативными правовыми актами, пойдет речь в данной статье.
Содержание:
Для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации, учета, определения сроков хранения дел в делопроизводстве, составления описей дел при их передаче в архив, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения организации разрабатывают номенклатуры дел.
Номенклатура дел организации — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (ч. 4 п. 150 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству)).
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. Также в архиве организации номенклатура дел используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения (ч. 5–6 п. 150 Инструкции по делопроизводству).
Порядок разработки номенклатуры дел организации регламентируется следующими НПА и методическими документами:
— Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Правила работы архивов);
— Инструкцией по делопроизводству;
— Методическими рекомендациями по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденными приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23 (далее — Методические рекомендации).
При этом в Правила работы архивов включена глава, посвященная составлению номенклатуры дел (глава 5). В свою очередь в Инструкции по делопроизводству также содержится глава 10, посвященная составлению номенклатуры дел. Отметим, что указанные дублирующие друг друга главы в различных НПА не противоречат друг другу. При этом ряд вопросов составления номенклатуры дел в Правилах работы архивов раскрыты более подробно.
Номенклатура дел составляется в каждой организации независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Номенклатуры дел составляются на дела всей организации (далее — сводная номенклатура дел) и каждого структурного подразделения (п. 26 Правил работы архивов, п. 152 Инструкции по делопроизводству).
Номенклатура дел строительной организации (пример)
Сводная номенклатура дел составляется ежегодно, подписывается руководителем службы документационного обеспечения управления (далее — ДОУ) (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией (далее — ЭК) и утверждается руководителем до 1 января года, на который она составлена (ч. 2 п. 153 Инструкции по делопроизводству).
Справочно.
После утверждения сводной номенклатуры дел из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях (п. 157 Инструкции по делопроизводству).
Номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов или имеющих вышестоящую организацию, составляются в 3 экземплярах:
— для службы ДОУ (или лица, ответственного за ДОУ);
— для архива организации (в качестве учетного документа);
— для государственного архива, источником комплектования которого является организация, или для ЦЭК вышестоящей организации (при наличии).
При составлении номенклатуры дел изучаются состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации. Используются следующие локальные правовые акты организации:
• устав организации (положение о ней);
• положения о структурных подразделениях;
• штатное расписание;
• планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений;
• должностные инструкции работникам;
• типовые и примерные номенклатуры дел;
• номенклатуры дел за предыдущие годы;
• регистрационные формы, справочные картотеки;
• перечни документов с указанием сроков хранения (п. 160 Инструкции по делопроизводству).
Справочно.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в том числе учетно-регистрационных форм (журналов, книг) и справочных картотек. В номенклатуру дел также включаются документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.) и общественных организаций.
В номенклатуру дел не включаются:
• Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники НПА;
• печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т.д.);
• указатели и другие вспомогательные документы (ч. 3 п. 35 Правил работы архивов).
Номенклатуры дел организаций могут строиться на основании следующих принципов:
— структурного — в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой организации;
— структурно-функционального — в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации;
— функционального — в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности организации (применяется в бесструктурных организациях).
Номенклатура дел составляется, как правило, по структурному или по структурно-функциональному принципу (п. 162 Инструкции по делопроизводству).
Структурными элементами номенклатуры дел являются разделы, которые могут делиться на подразделы.
Названиями разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел, построенной по структурному принципу, являются наименования структурных подразделений организации.
Например:
1. Руководство
1-1. Приемная
1-2. Заместитель генерального директора по производству
1-3. Заместитель генерального директора по экономическим вопросам
1-4. Заместитель генерального директора по общим вопросам
2. Бухгалтерия
3. Планово-экономический отдел
4. Отдел кадров
5. Отдел организации труда и заработной платы
6. Юридический отдел
7. Сметно-договорной отдел
8. Отдел главного механика
9. Бюро охраны труда и техники безопасности
10. Производственно-технический отдел
11. Отдел материально-технического снабжения
12. Архив
13. Первичная профсоюзная организация
Названиями разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел, построенной по структурно-функциональному принципу, являются наименования структурных подразделений организации и управленческие функции или направления деятельности организации.
Например:
1. Руководство
2. Бухгалтерия
3. Планово-экономический отдел
4. Кадровая работа
5. Отдел организации труда и заработной платы
6. Юридический отдел
7. Сметно-договорная работа
8. Главный механик
9. Главный энергетик
10. Охрана окружающей среды
11. Охрана труда
12. Производственно-технический отдел
13. Отдел материально-технического обеспечения
14. Работа архива
15. Первичная профсоюзная организация
16. Комиссия по оздоровлению и санаторно-курортному лечению
Названиями разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел, построенной по функциональному принципу, являются управленческие функции или направления деятельности организации.
Например:
1. Руководство
2. Кадровая работа
3. Сметно-договорная работа
4. Охрана окружающей среды
5. Охрана труда
Независимо от принципа построения номенклатуры дел и утвержденной структуры организации в первый раздел включаются дела службы ДОУ.
Сводная номенклатура дел оформляется на общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4 (п. 38 Правил работы архивов).
Справочно.
При наличии в организации первичных организаций (профессионального союза и др.) их номенклатуры дел составляются по форме, установленной для номенклатур дел структурных подразделений организации. Документы первичной организации включаются в сводную номенклатуру дел самостоятельным разделом (п. 33 Правил работы архивов).
Структурно номенклатура дел включает в себя 5 граф.
В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел.
Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) раздела (подраздела) номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела). При необходимости составные части индекса могут дополняться цифрой «0» (подп. 165.1 п. 165 Инструкции по делопроизводству).
В конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры дел предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заводимых в течение делопроизводственного года. Такие дела включаются в состав номенклатуры дел под резервными индексами, помещаемыми в конце каждого раздела номенклатуры дел. На практике чаще всего выделяется два резервных индекса в конце каждого раздела номенклатуры дел.
Например:
• 2-1, 2-2, 2-3;
• 02-01, 02-02, 03-03.
В графе 2 номенклатуры дел указываются названия разделов (подразделов) и заголовки дел. Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия (подп. 165.2 п. 165 Инструкции по делопроизводству).
В состав заголовка включаются:
• указание рода заводимого дела (документы, переписка, дело);
• разновидность документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и др.);
• название темы (содержание) дела.
В заголовки определенных категорий дел дополнительно включаются:
• указание автора документов (полное, сокращенное или видовое наименование организации, структурного подразделения или должностного лица);
• указание адресата или корреспондента документов;
• даты (период), к которым относится содержание документов дела;
• указание на копийность документов, включенных в дело.
Термин «Документы» используется в заголовке:
— при группировке в дело различных видов документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка в скобках указываются два-три основных вида документов, включенных в дело;
— при объединении в одном деле документов-приложений к какому-либо документу или группе документов.
Не допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело.
Например:
• «Материалы»;
• «Документальные материалы»;
• «Разные документы»;
• «Финансовые документы»;
• «Общая переписка».
Также не допускается использовать в качестве заголовков формулировки и определения, в которых вид документа заменен действием.
Например:
• «Исследование …»;
• «Рассмотрение …»;
• «Обеспечение …».
В процессе формирования дел заголовки могут уточняться.
Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:
• НПА Республики Беларусь;
• учредительные документы организации (уставы, положения, свидетельства о регистрации и др.);
• распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);
• распорядительные документы (приказы, распоряжения и др.);
• организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.);
• протоколы;
• планы;
• отчеты;
• договоры;
• справочно-информационные документы (акты, справки, информации и др.);
• переписка;
• учетно-регистрационные формы (журналы, картотеки и др.);
• номенклатура дел и выписки из нее.
Порядок систематизации иных заголовков дел определяется составителем номенклатуры. Систематизация заголовков дел внутри каждой группы определяется в соответствии со значимостью документов и сроками их хранения.
Например, приказы по основной деятельности располагаются перед приказами по личному составу, годовые планы и отчеты — перед квартальными и месячными; переписка с вышестоящими организациями — перед перепиской с иными организациями и т.д.
Систематизация заголовков однородных дел, содержащих наименования корреспондентов или географические названия, осуществляется по алфавиту (подп. 39.2 п. 39 Правил работы архивов).
Справочно.
Объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением предыдущего (п. 171 Инструкции по делопроизводству).
Графа 3 «Количество дел (томов, частей)» номенклатуры дел заполняется в конце делопроизводственного года. В ней указывается количество дел (томов, частей), заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком (подп. 165.3 п. 165 Инструкции по делопроизводству).
В графе 4 указываются срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню.
Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, определяются ЦЭК (ЭК) организаций по согласованию с органами архивного дела и делопроизводства и государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов) или ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций) (подп. 165.4 п. 165 Инструкции по делопроизводству).
Решения об увеличении сроков хранения, принимаемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами; решения об увеличении сроков хранения, принимаемые иными организациями, согласовываются с ЦЭК вышестоящих организаций (п. 9 примечания к Перечню типовых документов). Указанное решение должно быть закреплено в соответствующем протоколе.
В графе 5 «Примечание» проставляются отметки:
— о переходящих делах (указывается «Переходящее»);
— о незаведении дел (указывается «Не заведено»);
— о передаче дел в другую организацию или структурное подразделение для продолжения;
— о выделении дел к уничтожению;
— об утрате дел;
— о лицах, ответственных за формирование дел;
— о передаче в архив организации дел временного (до 10 лет) хранения;
— о датах и индексах протоколов заседаний ЦЭК (ЭК) организации, в соответствии с которыми установлены сроки хранения документов, не отраженных в перечнях типовых документов (ведомственных перечнях) с указанием сроков хранения;
— об электронных делах, содержащих документы в электронном виде (ЭД), информационных ресурсах (ИР), гибридных делах (ГД) и др. (подп. 165.5 п. 165 Инструкции по делопроизводству).
Справочно.
В графе 5 номенклатуры дел организации могут указываться фамилии работников, ответственных за формирование конкретного дела. Эти работники после завершения дел делопроизводством в течение следующего делопроизводственного (календарного) года готовят соответствующие дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив организации (п. 58 Методических рекомендаций).
В конце сводной номенклатуры дел перед реквизитом «Подпись» указываются названия НПА, использованных при определении сроков хранения дел (п. 166 Инструкции по делопроизводству).
Если при составлении номенклатуры дел используется несколько перечней доку-ментов, то при определении сроков хранения включенных в нее дел ссылки на пункты (статьи) соответствующих перечней, установленных НПА, оформляются с использованием знаков «*», «**» и т.д. (п. 57 Методических рекомендаций).
