Составляем график отпусков на 2021 год: алгоритм действий

В соответствии с требованиями ТК очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников утверждаемым нанимателем графиком трудовых отпусков.

Поэтому нанимателям необходимо организовать работу по составлению графика отпусков на следующий календарный год заранее, не дожидаясь наступления нового календарного года.

Ковалевич Мария

Юрист

2307 Shape 1 copy 6Created with Avocode.

Подготовительная работа по составлению графика отпусков может включать в себя издание приказа (распоряжения) о подготовке к отпускной кампании на предстоящий календарный год, в котором будут даны указания для руководителей структурных подразделений о необходимости подачи в определенный срок сведений о планируемых их работниками отпусках.

Организация работы по составлению графика отпусков

Согласно ст. 153 ТК трудовой отпуск предназначается для отдыха, восстановления работоспособности, укрепления здоровья и иных личных потребностей работника и предоставляется за работу в течение рабочего года (ежегодно) с сохранением прежней работы и среднего заработка.

Предоставление отпуска в соответствии с графиком отпусков предусмотрено ст. 167 ТК, в силу которой трудовые отпуска (основной и дополнительный) за второй и последующие рабочие годы предоставляются в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления трудовых отпусков, если иное не предусмотрено данным Кодексом.

Очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем, а также согласованным с профсоюзом, если такое согласование предусмотрено коллективным договором (ч. 1 ст. 168 ТК). При составлении графика трудовых отпусков наниматель учитывает мнение работника о времени его ухода в отпуск, если это не препятствует нормальной деятельности организации и реализации права на отпуск других работников, а также планирует очередность трудовых отпусков в соответствии с ч. 4 ст. 168 ТК.

Справочно.
График трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводится до сведения всех работников Допускается иной срок составления графика отпусков, если это установлено коллективным договором, соглашением либо согласовано нанимателем с профсоюзом.

Согласование с профсоюзом графика отпусков является обязательным только при наличии соответствующего положения в коллективном договоре.

Таким образом, под графиком трудовых отпусков следует понимать локальный правовой акт, регулирующий очередность предоставления трудовых отпусков работникам, утверждаемый нанимателем, а также согласованный с профсоюзом при наличии такой обязанности в коллективном договоре.

Справочно.
На
организации, которые на 5 января не были зарегистрированы в Едином государственном регистре юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, требование по составлению графика трудовых отпусков не распространяется. При этом не исключено право нанимателя утвердить график отпусков, например, в случае, если юридическое лицо зарегистрировано в первой половине календарного года. 

Предоставление трудового отпуска ежегодно

Согласно ст. 163 ТК рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, — это промежуток времени, равный по продолжительности календарному году, но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу.

Часть 1 ст. 170 ТК предусматривает предоставление трудового отпуска работнику в течение рабочего года (ежегодно).

С учетом приведенных норм законодательства трудовые отпуска предоставляются в течение рабочего года работника.

Гарантированное предоставление трудового отпуска 

Составляя график отпусков на календарный год, наниматель должен соблюдать гарантии, установленные законодательством для отдельных категорий работников по предоставлению трудовых отпусков в определенное время или периоды, которые перечислены в ч. 4 ст. 168 ТК.

Справочно.
Помимо предусмотренных законодательством категорий работников, коллективным договором, соглашением либо трудовым договором (контрактом) также могут быть определены категории работников либо случаи, при наступлении которых наниматель предоставляет работнику трудовой отпуск в удобное для него время. В таком случае наниматель должен соблюдать положения локальных правовых актов.

Профсоюз (при его наличии), а также кадровая и юридическая службы организации должны отслеживать соблюдение трудовых прав работников при составлении графика трудовых отпусков, разъяснять нанимателю (руководителю организации) и работникам нормы законодательства о труде, регулирующие порядок и условия предоставления трудовых отпусков.

Разделение трудового отпуска на части

Частью 1 ст. 174 ТК закреплена возможность по договоренности сторон трудового договора (контракта) разделить трудовой отпуск на две части, если иное не предусмотрено коллективным договором, соглашением. При этом одна часть должна быть не менее 14 календарных дней. В связи с этим при составлении графика трудовых отпусков и достигнутой договоренности между нанимателем и работником в график следует включать две (или более) частей отпуска.

Вместе с тем нужно обратить внимание, что приведенная норма ч. 1 ст. 174 ТК позволяет сделать однозначный вывод о локальных правовых актах, на основании которых определяется возможность деления трудового отпуска более чем на две части.

Важно!
Возможность регулирования разделения трудового отпуска на большее, чем 2 части, количество частей предоставлена на уровне коллективного договора либо соглашения (тарифного, местного). Иными локальными правовыми актами организации, а также путем включения такого условия в трудовой договор (контракт) данный вопрос регулировать неправомерно.

Под соглашением, упомянутым в ч. 1 ст. 174 ТК, подразумевается не соглашение между работником и нанимателем о разделении трудового отпуска на части, а соглашение как нормативный акт, заключаемый на республиканском (генеральное соглашение), отраслевом (тарифное соглашение) и местном (местное соглашение) уровнях, предусматривающий возможность деления трудового отпуска на большее количество частей.

В этой связи полномочия нанимателю самостоятельно решать вопрос о разделении трудового отпуска более чем на две части законодательством не предоставлены.

Перенос части трудового отпуска на следующий рабочий год

Перенос части трудового отпуска на следующий рабочий год может осуществляться исключительно на основании ч. 2 и 4 ст. 170 ТК и ч. 3 ст. 174 ТК.

Так, согласно ст. 170 ТК в исключительных случаях, когда предоставление полного трудового отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальной деятельности организации, допускается с согласия работника перенос части отпуска на следующий рабочий год.

Оставшаяся часть трудового отпуска не может быть менее 14 календарных дней и предоставляется до окончания текущего рабочего года.

Переносимая часть трудового отпуска по желанию работника присоединяется к отпуску за следующий рабочий год или используется отдельно.

Справочно.
В законодательстве установлена обязанность нанимателя предоставить работнику в текущем рабочем году не менее 14 календарных дней трудового отпуска, а работник, соответственно, должен их использовать.

В соответствии с ч. 3 ст. 174 ТК возможен перенос неиспользованной части трудового отпуска на следующий рабочий год в случае отзыва работника с его согласия из трудового отпуска. При этом условие о необходимости использования работником в текущем рабочем году не менее 14 календарных дней трудового отпуска должно также соблюдаться.

Справочно.
Трудовым кодексом установлен запрет на непредоставление трудового отпуска полной продолжительности, а также отзыв из отпуска работников моложе 18 лет и работников, имеющих право на дополнительные отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы (ч. 5 ст. 170, ч. 5 ст. 174 ТК).

Точки контроля при составлении графика трудовых отпусков

Составлению графика отпусков на календарный год должно предшествовать проведение специалистом по кадрам (юрисконсультом) анализа представленных предложений руководителями структурных подразделений по использованию трудовых отпусков в отношении каждого работника с учетом рабочего года конкретного работника.

При составлении графика отпусков кадровой службе следует также помнить еще об одном важном обстоятельстве — необходимости обеспечения работы организации в нормальном режиме, то есть выполнении производственных, экономических, финансовых и иных планов. В этой связи при планировании трудовых отпусков нужно учитывать взаимозаменяемость руководителя (в том числе структурного подразделения) и его заместителей, работников, выполняющих однородные функции, работников, занимающих одинаковые должности в одном структурном подразделении, и другие случаи.

При наличии у работников неиспользованных частей трудовых отпусков их следует включать в график отпусков, присоединив к отпуску за следующий рабочий год либо отдельной частью.

Справочно.
Формируя содержание графика трудовых отпусков, необходимо учесть и такой момент, как распределение трудовых отпусков в течение календарного года, а не только в летний период (например, с июня по август). Такой планомерный подход к очередности предоставления отпусков будет способствовать налаженному производственному процессу, выполнению планов и показателей.

По объективным причинам в график трудовых отпусков могут не включаться работники, работающие на условиях совместительства, либо включаться, но с оговоркой о предоставлении трудового отпуска в срок, предусмотренный у основного нанимателя. Также по определению в график не могут быть включены вновь принятые работники (в течение календарного года), работники, находящиеся в социальных отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет.

Форма и содержание графика трудовых отпусков

В ст. 168 ТК не установлены требования к содержанию графика трудовых отпусков. Вместе с тем приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41 (с последующими изменениями и дополнениями) утверждена Унифицированная система организационно-распорядительной документации (далее — УСОРД), в которую включена унифицированная форма графика трудовых отпусков.

Образец графика трудовых отпусков 

Требований об указании в графике даты начала и окончания трудового отпуска законодательство не содержит. В графике отпусков могут быть указаны только месяцы предоставления трудовых отпусков. В этом случае требуется дополнительная договоренность между работником и нанимателем о конкретной дате начала трудового отпуска. Согласованный день фиксируется в приказе, записке об отпуске. Месяц и дата отпуска, определенные нанимателем по согласованию с работником, обязательны для них и могут быть изменены только по соглашению между ними.

Доведение графика трудовых отпусков до сведения работников

Утвержденный и согласованный с профсоюзом (при наличии обязанности в коллективном договоре) график отпусков доводится нанимателем до сведения всех работников организации (ч. 2 ст. 168 ТК) одним из следующих способов:

— график отпусков размещается в общедоступном для работников месте (информационной доске и т.д.);

— каждый работник ознакомляется с графиком отпусков под подпись.

 Безусловно, ознакомление работников с утвержденным графиком трудовых отпусков именно под подпись является более приемлемым и целесообразным вариантом.

Справочно.
Ознакомление работника с графиком трудовых отпусков может быть оформлено соответствующей отметкой по форме, аналогичной отметке об ознакомлении работника с приказом о предоставлении отпуска. При необходимости возможно также включить в форму графика отпусков дополнительную графу «Отметка работника об ознакомлении с графиком», в которой будет проставляться собственноручная подпись ознакомленного работника и дата ознакомления. Кроме того, к графику отпусков может быть приложен лист ознакомления работников.

Порядок предоставления трудового отпуска

При предоставлении трудового отпуска в соответствии с графиком трудовых отпусков, в котором указана дата начала отпуска, необходимость в написании работником заявления о предоставлении трудового отпуска отсутствует. В случае, когда в графике отпусков не указана дата начала отпуска, или отпуск предоставляется не в соответствии с утвержденной в графике отпусков дате (отпуск перенесен на другой срок), или работник не включен в график отпусков по причине, например, его трудоустройства после утверждения графика, выхода из отпуска по уходу за ребенком до достижении им возраста 3 лет, либо график отпусков отсутствует, отпуск предоставляется в согласованный с нанимателем срок по письменному заявлению работника.

В соответствии со ст. 169 ТК о времени начала трудового отпуска наниматель обязан уведомить работника не позднее чем за 15 календарных дней. Для этого наниматель может использовать один из следующих способов:

— вывесить списки работников с указанием структурного подразделения, месяца и даты начала отпуска и его окончания, даты вывешивания списка;

— направить руководителям соответствующих структурных подразделений такие списки;

— индивидуально ознакомить каждого работника под роспись с приказом о предоставлении отпуска или запиской об отпуске с указанием даты начала и окончания трудового отпуска;

— использовать иные варианты уведомления с учетом численности работников, а также удаленности рабочего места (территориального расположения) от места нахождения нанимателя.

Перенос трудового отпуска в текущем рабочем году

Не исключено, что в течение календарного года могут наступить обстоятельства, которые влекут или могут повлечь перенос трудового отпуска в течение текущего рабочего года работника. Случаи перенесения или продления трудового отпуска перечислены в ч. 1 ст. 171 ТК.

Справочно.
Трудовой отпуск может быть перенесен или продлен:
1) при временной нетрудоспособности работника;
2) при наступлении срока отпуска по беременности и родам;
3) в случае привлечения работника к выполнению государственных обязанностей с правом на освобождение от работы;
4) при совпадении трудового отпуска с отпуском в связи с получением образования (если работник оформил такой отпуск перед трудовым отпуском или во время последнего после получения вызова учреждения образования);
5) в случаях невыплаты работнику в установленный срок заработной платы за время отпуска;
6) с согласия сторон, а также в других случаях, предусмотренных законодательством или коллективным договором.

Если причины, предусмотренные ч. 1 ст. 174 ТК, наступают во время трудового отпуска, он продлевается на соответствующее число календарных дней трудового отпуска либо по желанию работника неиспользованная часть отпуска переносится на другой согласованный с нанимателем срок текущего рабочего года.

Если такие причины наступили до начала трудового отпуска, отпуск по желанию работника переносится на другое время текущего рабочего года, определяемое по договоренности между работником и нанимателем.

Работник обязан уведомить нанимателя о причинах, препятствующих использованию трудового отпуска в запланированный срок, и времени продления отпуска.

Продление отпуска оформляется приказом (распоряжением) нанимателя.

Справочно.
Когда перенос отпуска осуществляется с согласия сторон, от работника требуется письменное заявление, на которое налагается резолюция нанимателя. При переносе трудового отпуска на другой срок в график трудовых отпусков, как правило, исправления не вносятся, а заявление работника с согласительной резолюцией прилагается к графику.

Возможность предоставления трудового отпуска досрочно

Несмотря на составленный и утвержденный график трудовых отпусков, у нанимателя в соответствии с законодательством есть право предоставления трудового отпуска досрочно в случае неожиданной приостановки работы в связи с аварией, стихийным бедствием, необеспеченностью энергоресурсами, сырьем и по другим исключительным и непредвиденным обстоятельствам (ст. 172 ТК). Таким образом, ст. 172 ТК устанавливает особенность предоставления трудовых отпусков при наличии исключительных или непредвиденных обстоятельств.

Особенность заключается в предоставлении нанимателю права в одностороннем порядке (без согласия работников и профсоюза) досрочно предоставлять трудовые отпуска всем или отдельным категориям работников.

Досрочно — это значит раньше срока, предусмотренного графиком трудовых отпусков или индивидуальным соглашением. При этом реализация приведенной нормы права возможна только при условии, что у работника начался рабочий год, дающий право на трудовой отпуск, то есть право на предоставление трудового отпуска.

Алгоритм действий по составлению графика трудовых отпусков на календарный год

1. Разработайте проект приказа (распоряжения) о подготовке к отпускной кампании.

В приказе укажите о необходимости подачи руководителями структурных подразделений в определенный срок сведений о планируемых их работниками отпусках с закреплением лица, ответственного за своевременную подготовку графика трудовых отпусков в соответствии с законодательством и локальными правовыми актами.

2. Подпишите готовый приказ (распоряжение).

3. Проведите анализ представленных руководителями структурных подразделений предложений по использованию трудовых отпусков в отношении каждого работника с учетом рабочего года конкретного работника.

4.Учтите ряд важных моментов.

С целью необходимости обеспечения работы организации в нормальном режиме при планировании трудовых отпусков следует учитывать взаимозаменяемость руководителя (в том числе структурного подразделения) и его заместителей; работников, выполняющих однородные функции; работников, занимающих аналогичные должности в одном структурном подразделении; другие случаи с учетом специфики деятельности организации.

Формируя содержание графика трудовых отпусков, планируйте распределение трудовых отпусков в течение календарного года, а не только в летний период (например, с мая по сентябрь).

5. Включите в график трудовых отпусков неиспользованные части трудовых отпусков работников.

На основании проведенного анализа кадровая служба при наличии у работников неиспользованных частей трудовых отпусков должна включить их в график отпусков, присоединив к отпуску за следующий рабочий год либо отдельной частью.

6. Составляйте график трудовых отпусков в соответствии с требованиями УСОРД.

Поскольку обязанности об указании в графике отпусков даты начала и окончания трудового отпуска законодательство не содержит, то в нем могут быть указаны только месяцы предоставления отпусков. В этом случае требуется дополнительная договоренность между работником и нанимателем о конкретной дате начала трудового отпуска. Согласованный день фиксируется в приказе, записке об отпуске.

7. Утвержденный и согласованный с профсоюзом (при его наличии) график отпусков доведите до сведения всех работников.

Способы доведения могут быть следующими:

— график отпусков размещается в общедоступном для работников месте (информационной доске и т.д.);

— каждый работник ознакомляется с графиком отпусков под подпись.

8. Необходимое количество экземпляров графика отпусков передайте на хранение в отдел кадров и бухгалтерию.

В отдел кадров, как правило, передается оригинал, а в бухгалтерию передается копия по причине того, что график является документом, на основании которого формируется информация о выделении финансирования для выплаты среднего заработка за время трудового отпуска. Также при необходимости передайте график трудовых отпусков в профсоюзную организацию, обособленные структурные подразделения.


2307 Shape 1 copy 6Created with Avocode.
Последнее
по теме