График отпусков на 2019 год: составляем правильно

Непосредственно в законодательстве о труде отсутствуют исключения, которые позволяли бы отдельным организациям не составлять график трудовых отпусков.

В зависимости от штата работников организации специалисту, ответственному за составление графика отпусков, потребуется больше времени на проведение подготовительной работы, предшествующей непосредственно составлению графика трудовых отпусков. Так, подготовительная работа может включать в себя издание приказа (распоряжения) о подготовке к отпускной кампании на предстоящий календарный год, в котором будут определены указания для руководителей структурных подразделений о необходимости подачи в определенный срок сведений о планируемых их работниками отпусках.

Составляя график трудовых отпусков, следует руководствоваться:

— Трудовым кодексом Республики Беларусь (ст. 168);

— приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 «Об утверждении документов» (утверждены Унифицированная система организационно-распорядительной документации (далее — УСОРД) и Положение о ведении Унифицированной системы организационно-распорядительной документации).

Организация работы по составлению графика отпусков

Предоставление отпуска в соответствии с графиком отпусков предусмотрено ст. 167 ТК, согласно которой трудовые отпуска (основной и дополнительный) за второй и последующие рабочие годы предоставляются в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления трудовых отпусков, если иное не предусмотрено ТК.

В силу ч. 1 ст. 168 ТК очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем, а также согласованным с профсоюзом, если такое согласование предусмотрено коллективным договором. При составлении графика трудовых отпусков наниматель учитывает мнение работника о времени его ухода в отпуск, если это не препятствует нормальной деятельности организации и реализации права на отпуск других работников, а также планирует очередность трудовых отпусков в соответствии с ч. 4 ст. 168 ТК.

Под графиком отпусков следует понимать локальный нормативный правовой акт, регулирующий очередность предоставления трудовых отпусков работникам, утверждаемый нанимателем, а также согласованный с профсоюзом при наличии такой обязанности в коллективном договоре.

Справочно:
Законодательство о труде предусматривает возможность составления графика трудовых отпусков на календарный год и позднее 5 января при условии, если это установлено коллективным договором, соглашением либо по согласованию нанимателя с профсоюзом. Согласование с профсоюзом графика трудовых отпусков является обязательным только при наличии соответствующего положения в коллективном договоре.

Предоставление трудового отпуска ежегодно

Согласно ст. 163 ТК рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, — это промежуток времени, равный по продолжительности календарному году, но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу.

Часть 1 ст. 170 ТК предусматривает предоставление трудового отпуска работнику в течение рабочего года (ежегодно).

С учетом приведенных норм законодательства трудовые отпуска предоставляются в течение рабочего года работника.

Гарантии при предоставлении трудовых отпусков

Составляя график трудовых отпусков на календарный год, руководителю необходимо соблюсти гарантии, установленные законодательством для отдельных категорий работников по предоставлению трудовых отпусков в определенное время или периоды, которые перечислены в ч. 4 ст. 168 ТК.

Помимо предусмотренных законодательством категорий работников, коллективным договором, соглашением либо трудовым договором (контрактом) дополнительно могут быть определены категории работников либо случаи, при наступлении которых наниматель предоставляет работнику трудовой отпуск в удобное для него время.

Профсоюз (при его наличии), а также специалисты кадровых служб должны отслеживать соблюдение трудовых прав работников при составлении графика трудовых отпусков, разъяснять нанимателю (руководителю) и работникам нормы законодательства о труде, регулирующие порядок и условия предоставления трудовых отпусков.

Справочно:
При составлении графика трудовых отпусков и достигнутой договоренности между нанимателем и работником в график отпусков следует включать две (или более) части отпуска.

Частью 1 ст. 174 ТК закреплена возможность по договоренности сторон трудового договора (контракта) разделить трудовой отпуск на две части, если иное не предусмотрено коллективным договором, соглашением.

Приведенная норма ч. 1 ст. 174 ТК позволяет сделать однозначный вывод о локальных нормативных правовых актах, на основании которых определяется возможность деления трудового отпуска более чем на две части.

В этой связи нанимателю законодательством не предоставлены полномочия самостоятельно решать вопрос о разделении трудового отпуска более чем на две части.

Напомним, что отдельным категориям работников предоставляются отпуска продолжительностью более 24 календарных дней. Этот вопрос регулируется постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.01.2008 № 100 «О предоставлении основного отпуска продолжительностью более 24 календарных дней».

Справочно:
Под соглашением, упомянутым в ч. 1 ст. 174 ТК, подразумевается не соглашение между работником и нанимателем о разделении трудового отпуска на части, а соглашение как нормативный акт, заключаемое на республиканском (генеральное соглашение), отраслевом (тарифное соглашение) и местном (местное соглашение) уровнях и предусматривающее возможность деления трудового отпуска на большее количество частей.

Перенос части трудового отпуска на следующий рабочий год

Следует помнить, что перенос части трудового отпуска на следующий рабочий год может осуществляться лишь на основании ч. 2 и 4 ст. 170, ч. 3 ст. 174 ТК.

Так, в исключительных случаях, когда предоставление полного трудового отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальной деятельности организации, допускается с согласия работника перенос части отпуска на следующий рабочий год (ст. 170 ТК).

Оставшаяся часть трудового отпуска не может быть менее 14 календарных дней и предоставляется до окончания текущего рабочего года.

Переносимая часть трудового отпуска по желанию работника присоединяется к отпуску за следующий рабочий год или используется отдельно.

Часть 5 ст. 170 ТК предусматривает запрет на непредоставление трудового отпуска полной продолжительности работникам моложе 18 лет и работникам, имеющим право на дополнительные отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы.

В соответствии с ч. 3 ст. 174 ТК возможен перенос неиспользованной части трудового отпуска на следующий рабочий год в случае отзыва работника с его согласия из трудового отпуска. При этом условие о необходимости использования работником в текущем рабочем году не менее 14 календарных дней трудового отпуска также должно соблюдаться.

Справочно:
В законодательстве установлена обязанность нанимателя предоставить работнику в текущем рабочем году не менее 14 календарных дней трудового отпуска, а работник, соответственно, должен их использовать.

Частью 5 ст. 174 ТК установлен запрет на отзыв из отпуска работников моложе 18 лет и работников, имеющих право на дополнительные отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы.

В иных случаях не допускается перенос части трудового отпуска либо отпуска полной продолжительности на следующий рабочий год. Кроме того, такие действия нанимателя могут быть признаны соответствующими контролирующими (надзорными) органами неправомерными и влекущими установленную соответствующим законодательством ответственность.

Особенности при составлении графика отпусков

Составлению графика трудовых отпусков на календарный год должно предшествовать проведение анализа представленных руководителями структурных подразделений предложений по использованию трудовых отпусков в отношении каждого работника с учетом рабочего года конкретного работника.

При наличии у работников неиспользованных частей трудовых отпусков их следует включать в график отпусков, присоединив к отпуску за следующий рабочий год либо отдельной частью.

Формируя содержание графика трудовых отпусков, необходимо учесть и такой момент, как распределение трудовых отпусков в течение календарного года, а не только в летний период (например, с июня по август).

По объективным причинам в график трудовых отпусков могут не включаться работники, работающие на условиях совместительства, либо включаться, но с оговоркой о предоставлении трудового отпуска в срок, предусмотренный у основного нанимателя. Также по определению в график отпусков не могут быть включены вновь принятые работники (в течение календарного года), работники, находящиеся в социальных отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет.

Справочно:
При составлении графика трудовых отпусков следует также помнить еще об одном важном обстоятельстве — необходимости обеспечения работы организации в нормальном режиме, то есть выполнении производственных, экономических, финансовых и иных планов. В этой связи при планировании трудовых отпусков нужно учитывать взаимозаменяемость руководителя (в том числе структурного подразделения) и его заместителей, работников, выполняющих однородные функции, работников, занимающих одинаковые должности в одном структурном подразделении, и др.

Форма и содержание графика отпусков

В ст. 168 ТК не установлены требования к содержанию графика трудовых отпусков. Вместе с тем в УСОРД включена унифицированная форма графика отпусков.

Требований об указании в графике трудовых отпусков даты начала и окончания трудового отпуска законодательство не содержит.

В графике отпусков могут быть указаны только месяцы предоставления трудовых отпусков. В этом случае требуется дополнительная договоренность между работником и нанимателем о конкретной дате начала трудового отпуска. Согласованный день фиксируется в приказе, записке об отпуске. Месяц и дата отпуска, определенные нанимателем по согласованию с работником, обязательны для них и могут быть изменены только по соглашению между ними.

Доведение графика отпусков до сведения работников

Утвержденный и согласованный с профсоюзом (при наличии обязанности в коллективном договоре) график отпусков доводится нанимателем до сведения всех работников учреждения (ч. 2 ст. 168 ТК) одним из следующих способов:

1) график отпусков размещается в общедоступном для работников месте (на информационной доске и т.д.);

2) каждый работник ознакомляется с графиком отпусков под роспись.

Безусловно, ознакомление работников с утвержденным графиком отпусков именно под роспись является более приемлемым и целесообразным вариантом. Такое ознакомление может быть оформлено соответствующей отметкой по форме, аналогичной отметке об ознакомлении работника с приказом о предоставлении отпуска. При необходимости можно также включить в форму графика отпусков дополнительную графу «Отметка работника об ознакомлении с графиком», в которой будут проставляться собственноручная подпись ознакомленного работника и дата ознакомления. Кроме того, к графику отпусков может быть приложен лист ознакомления работников.

Необходимое количество экземпляров графика отпусков передается на хранение в отдел кадров (как правило, оригинал), в бухгалтерию, поскольку график является документом, на основании которого формируется информация о выделении финансирования для выплаты среднего заработка за время трудового отпуска, а также в профсоюзную организацию, обособленные структурные подразделения (при необходимости).

Образец графика трудовых отпусков