Аренда: алгоритм подготовки договора

Шаг 1. Формирование команды

Как правило, состав команды зависит от проекта/договора, над которым предстоит работа.

В команду по подготовке договора аренды рекомендуем включить:

— юриста, который является ключевой фигурой — контролирует переговоры, владеет информацией, собирает факты, координирует работу всей команды;

— менеджера/руководителя/собственника компании — принимает решения по ключевым вопросам (размер арендной ставки, срок договора, условия, являющиеся deal breaker);

Справочно:
Deal breaker — условия, препятствующие заключению сделки; неблагоприятные для сделки условия.

— бухгалтера/экономиста — согласовывает платежные вопросы (порядок и сроки уплаты арендной платы, НДС, коммунально-эксплуатационных платежей, контроль за первичной учетной документацией);

— инженера/технического специалиста — проверяет объект аренды на соответствие необходимым компании-арендатору техническим условиям;

— при необходимости иных лиц (технолога, строителя, проектировщика и т.д.).

Шаг 2. Сбор и анализ исходных данных

На этом этапе важным является изучение правовой, технической, коммерческой информации об объекте аренды, а также анализ информации о потенциальном партнере.

Рекомендация:
Для определения наименования объекта аренды следует использовать на-именование, указанное в относящихся к нему документах (свидетельство о госрегистрации, технический паспорт).

1. Правовая информация позволит проверить права, ограничения, обременения на потенциальный объект аренды и на земельный участок, целевое назначение как земельного участка, так и объекта недвижимости, их площади.

Для этого следует запросить у контрагента надлежащим образом заверенные копии свидетельств о государственной регистрации права собственности арендодателя на объект недвижимого имущества и земельного участка, а также технического паспорта объекта недвижимого имущества (капитального строения/изолированного помещения).

Справочно:
С единой информационной базой неиспользуемого государственного имущества, предназначенного для сдачи в аренду, можно ознакомиться на официальном сайте Госкомимущества.

Отметим, что дополнительную информацию о земельном участке (адрес, кадастровый номер, площадь (га), целевое назначение и т.д.) можно получить из Публичной кадастровой карты, размещенной на официальном сайте Государственного комитета по имуществу Республики Беларусь.

2. При изучении технической информации об объекте следует установить:

— назначение объекта аренды;

— планировку и поэтажные планы;

— состояние инженерных сетей и систем;

— соответствие требованиям к осуществляемой арендатором деятельности (например, температура на складе);

— техническое состояние, необходимость проведения текущего или капитального ремонта.

Рекомендация:
План арендуемого объекта следует включить в договор в виде приложения: «План (выкопировка из технического паспорта) имущества прилагается к настоящему договору и является его неотделимой частью».

3. Необходимо проанализировать коммерческую информацию об объекте:

— порядок эксплуатации и управления объектом, наличие товарищества собственников;

— состав коммунально-эксплуатационных услуг, их стоимость;

— методику расчета коммунально-эксплуатационных расходов;

— платежи за земельный участок.

4. Информация о контрагенте позволит:

— точно идентифицировать субъекта, проверить его правоспособность и правоспособность его должностных лиц, а также полномочия представителей (необходимо запросить свидетельства о госрегистрации и о постановке на налоговый учет, устав, выписку из ЕГРЮЛ);

— проанализировать бухгалтерскую отчетность (баланс и отчет о прибылях и убытках);

— изучить судебную историю (важно установить, в каких спорах субъект выступал как в качестве ответчика, так и в качестве истца);

— получить иную необходимую информацию.

Шаг 3. Анализ и формулирование существенных условий сделки

1. При анализе требований к объекту аренды следует установить:

— наличие подъездных путей, парковки (предоставляются возмездно или безвозмездно либо не предоставляются);

— условия доступа к объекту, режим работы и наличие пропускной системы (например, при работе в выходные дни или до ночи, что характерно для специалистов IT-компаний);

— наличие необходимых сетей и коммуникаций и право арендатора на их организацию без согласования с арендодателем (канал доступа в Интернет, достаточная мощность электросети);

— целевое назначение объекта аренды.

Рекомендация:
В договоре необходимо четко определить расходы на содержание мест общего пользования.

Пример формулировки:

«Имущество передается Арендатору для размещения офиса (для осуществления производственной деятельности; для осуществления розничной (оптовой) торговли; для размещения склада непродовольственных товаров)»;

— наличие иных требований с учетом специфики деятельности арендатора (температурный режим, влажность и др.);

— пределы ответственности сторон за инженерные сети.

Пример формулировки:

«Арендатор несет ответственность за инженерные сети, электротехническое и иное оборудование Арендодателя, находящееся в пределах границ помещения.

Арендодатель несет ответственность за ущерб, вызванный неисправностью инженерных сетей, электротехнического и иного оборудования, находящегося в помещении, за исключением случаев отсутствия свободного доступа к такому оборудованию».

2. При формулировании условий об арендной плате, коммунально-эксплуатационных и других платежах по договору необходимо учитывать:

— арендные каникулы;

— обеспечительные платежи, авансы, порядок их внесения и возврата;

— размер (порядок расчета) и сроки оплаты арендной платы;

— порядок изменения размера арендной платы.

Справочно:
Если иное не предусмотрено договором, размер арендной платы может изменяться по соглашению сторон в предусмотренные договором сроки, но не чаще одного раза в год (ч. 3 ст. 585 ГК).

Пример формулировки:

«Размер арендной платы может быть изменен в любое время по соглашению сторон» или

«Размер арендной платы в течение всего срока действия договора остается неизменным» или

«Размер арендной платы может быть изменен в одностороннем порядке по письменному требованию арендодателя, но не чаще одного раза в год»;

— порядок расчета и сроки оплаты коммунальных и эксплуатационных платежей.

Пример формулировки:

«Расходы арендодателя по содержанию и эксплуатации сданного в аренду недвижимого имущества, затраты на санитарное содержание, горячее и холодное водоснабжение, водоотведение (канализацию), газо-, электро- и теплоснабжение, обращение с твердыми коммунальными отходами и другие услуги не включаются в арендную плату и возмещаются арендатором отдельно согласно выставленному счету по 25-е число месяца, следующего за отчетным» или

«Арендатор возмещает Арендодателю коммунальные и эксплуатационные расходы на основании счетов, выставленных Арендодателем»;

— дополнительные платежи (за парковочные места, размещение вывесок и т.п.).

Пример формулировки:

«Арендатор возмещает расходы по управлению зданием, включая расходы на содержание мест общего пользования, пропорционально отношению площади арендованного помещения к общей площади всех помещений в здании, сдаваемых в аренду».

3. При определении срока действия договора и условий о его досрочном расторжении рекомендуем предусмотреть:

— право сторон на безусловный односторонний отказ от договора;

— порядок и условия отказа от договора в случае его нарушения другой стороной;

— процедуру досрочного расторжения договора;

— последовательность одностороннего отказа от исполнения договора.

Рекомендация:
При необходимости на этапе согласования существенных условий договора предварительные договоренности следует зафиксировать письменно.

4. Немаловажным является также согласование в договоре условий о выполнении работ в арендуемом здании/помещении, распределении обязанностей сторон по текущему и капитальному ремонту.

Пример формулировки:

«Текущий ремонт выполняет Арендатор своими силами и за свой счет не реже ___ / по необходимости. Расходы Арендатора по выполнению текущего ремонта засчитываются в счет арендной платы» и/или

«Расходы на текущий ремонт мест общего пользования несет Арендодатель. Впоследствии указанные расходы возмещаются Арендатором пропорционально отношению площади арендованного помещения к общей площади всех помещений в здании, сдаваемых в аренду».

Рекомендуем предусмотреть в договоре:

— явные требования к состоянию элементов арендуемого объекта (пол, стены, покраска и т.д.) на момент его возврата арендодателю;

— перечень работ, выполняемых арендатором без согласования с арендодателем (слаботочные сети, точки доступа wi-fi);

— условия о возмещении стоимости неотделимых улучшений объекта, выполненных арендатором.

Пример формулировки:

«Стоимость неотделимых улучшений, произведенных арендатором в период действия настоящего договора с письменного согласия арендодателя, засчитывается в счет арендной платы (иных платежей) в том периоде, в котором они были выполнены».

Также в случае выполнения отделочных работ в здании/помещении к моменту заключения договора следует согласовать проект, порядок и сроки выполнения таких работ.

Шаг 4. Подготовка и согласование текста договора

На этапе подготовки договора рекомендуем:

— использовать в качестве основы подходящую для определенного объекта аренды соответствующую проформу договора;

— излагать структуру договора логично, последовательно;

— четко индивидуализировать объект аренды;

— использовать единую терминологию;

— избегать дублирования и противоречий положений договора;

— выносить технические вопросы, расчеты, формулы в приложения к договору.

Согласовывать договор необходимо всем участвующим в процессе его подготовки лицам (см. шаг 1). Как правило, согласование проводится путем визирования договора либо в режиме рецензирования и правок.

Рекомендация:
Рекомендуем перечень принадлежностей и документов оформлять письменно (например, в договоре или акте). При аренде помещения, как правило, передают выкопировку из техпаспорта, при необходимости — копии эксплуатационных документов на системы водоснабжения, канализации, иные документы.

Шаг 5. Подписание договора и передача объекта аренды

Договор подписывает руководитель компании либо уполномоченное им лицо.

Арендодатель должен передать арендатору недвижимость в срок, указанный в договоре аренды. Если в договоре срок не указан, необходимо передать объект в разумный срок. При этом законодательство не предусматривает, какое количество дней в данном случае следует понимать под таким сроком. В случае спора соблюдение сроков по передаче недвижимости будет оценивать суд. Если разумный срок не соблюден, то арендатор вправе потребовать предоставления недвижимости в 7-дневный срок (ч. 2 п. 2 ст. 295 ГК).

Рекомендация:
Во избежание споров рекомендуем подробно указать в акте условия передачи, недостатки и другие сведения об объекте.

Недвижимость нужно передать со всеми необходимыми арендатору принадлежностями и документами, если договором не предусмотрено иное (ч. 1 п. 2 ст. 582 ГК).

Дополнительно по теме:
Вашкевич А. Возврат арендованного имущества: проблемы квалификации и доказывания убытков 
Комель В. Аренда асфальтобетонной площадки ≠ аренда земельного участка