Шаг 1. Формирование команды
Как правило, состав команды зависит от проекта/договора, над которым предстоит работа.
В команду по подготовке договора аренды рекомендуем включить:
— юриста, который является ключевой фигурой — контролирует переговоры, владеет информацией, собирает факты, координирует работу всей команды;
— менеджера/руководителя/собственника компании — принимает решения по ключевым вопросам (размер арендной ставки, срок договора, условия, являющиеся deal breaker);
Справочно:
Deal breaker — условия, препятствующие заключению сделки; неблагоприятные для сделки условия.
— бухгалтера/экономиста — согласовывает платежные вопросы (порядок и сроки уплаты арендной платы, НДС, коммунально-эксплуатационных платежей, контроль за первичной учетной документацией);
— инженера/технического специалиста — проверяет объект аренды на соответствие необходимым компании-арендатору техническим условиям;
— при необходимости иных лиц (технолога, строителя, проектировщика и т.д.).
Шаг 2. Сбор и анализ исходных данных
На этом этапе важным является изучение правовой, технической, коммерческой информации об объекте аренды, а также анализ информации о потенциальном партнере.
Рекомендация:
Для определения наименования объекта аренды следует использовать на-именование, указанное в относящихся к нему документах (свидетельство о госрегистрации, технический паспорт).
1. Правовая информация позволит проверить права, ограничения, обременения на потенциальный объект аренды и на земельный участок, целевое назначение как земельного участка, так и объекта недвижимости, их площади.
Для этого следует запросить у контрагента надлежащим образом заверенные копии свидетельств о государственной регистрации права собственности арендодателя на объект недвижимого имущества и земельного участка, а также технического паспорта объекта недвижимого имущества (капитального строения/изолированного помещения).
Справочно:
С единой информационной базой неиспользуемого государственного имущества, предназначенного для сдачи в аренду, можно ознакомиться на официальном сайте Госкомимущества.
Отметим, что дополнительную информацию о земельном участке (адрес, кадастровый номер, площадь (га), целевое назначение и т.д.) можно получить из Публичной кадастровой карты, размещенной на официальном сайте Государственного комитета по имуществу Республики Беларусь.
2. При изучении технической информации об объекте следует установить:
— назначение объекта аренды;
— планировку и поэтажные планы;
— состояние инженерных сетей и систем;
— соответствие требованиям к осуществляемой арендатором деятельности (например, температура на складе);
— техническое состояние, необходимость проведения текущего или капитального ремонта.
Рекомендация:
План арендуемого объекта следует включить в договор в виде приложения: «План (выкопировка из технического паспорта) имущества прилагается к настоящему договору и является его неотделимой частью».
3. Необходимо проанализировать коммерческую информацию об объекте:
— порядок эксплуатации и управления объектом, наличие товарищества собственников;
— состав коммунально-эксплуатационных услуг, их стоимость;
— методику расчета коммунально-эксплуатационных расходов;
— платежи за земельный участок.
4. Информация о контрагенте позволит:
— точно идентифицировать субъекта, проверить его правоспособность и правоспособность его должностных лиц, а также полномочия представителей (необходимо запросить свидетельства о госрегистрации и о постановке на налоговый учет, устав, выписку из ЕГРЮЛ);
— проанализировать бухгалтерскую отчетность (баланс и отчет о прибылях и убытках);
— изучить судебную историю (важно установить, в каких спорах субъект выступал как в качестве ответчика, так и в качестве истца);
— получить иную необходимую информацию.
Шаг 3. Анализ и формулирование существенных условий сделки
1. При анализе требований к объекту аренды следует установить:
— наличие подъездных путей, парковки (предоставляются возмездно или безвозмездно либо не предоставляются);
— условия доступа к объекту, режим работы и наличие пропускной системы (например, при работе в выходные дни или до ночи, что характерно для специалистов IT-компаний);
— наличие необходимых сетей и коммуникаций и право арендатора на их организацию без согласования с арендодателем (канал доступа в Интернет, достаточная мощность электросети);
— целевое назначение объекта аренды.
Рекомендация:
В договоре необходимо четко определить расходы на содержание мест общего пользования.
Пример формулировки:
«Имущество передается Арендатору для размещения офиса (для осуществления производственной деятельности; для осуществления розничной (оптовой) торговли; для размещения склада непродовольственных товаров)»;
— наличие иных требований с учетом специфики деятельности арендатора (температурный режим, влажность и др.);
— пределы ответственности сторон за инженерные сети.
Пример формулировки:
«Арендатор несет ответственность за инженерные сети, электротехническое и иное оборудование Арендодателя, находящееся в пределах границ помещения.
Арендодатель несет ответственность за ущерб, вызванный неисправностью инженерных сетей, электротехнического и иного оборудования, находящегося в помещении, за исключением случаев отсутствия свободного доступа к такому оборудованию».
2. При формулировании условий об арендной плате, коммунально-эксплуатационных и других платежах по договору необходимо учитывать:
— арендные каникулы;
— обеспечительные платежи, авансы, порядок их внесения и возврата;
— размер (порядок расчета) и сроки оплаты арендной платы;
— порядок изменения размера арендной платы.
Справочно:
Если иное не предусмотрено договором, размер арендной платы может изменяться по соглашению сторон в предусмотренные договором сроки, но не чаще одного раза в год (ч. 3 ст. 585 ГК).
Пример формулировки:
«Размер арендной платы может быть изменен в любое время по соглашению сторон» или
«Размер арендной платы в течение всего срока действия договора остается неизменным» или
«Размер арендной платы может быть изменен в одностороннем порядке по письменному требованию арендодателя, но не чаще одного раза в год»;
— порядок расчета и сроки оплаты коммунальных и эксплуатационных платежей.
Пример формулировки:
«Расходы арендодателя по содержанию и эксплуатации сданного в аренду недвижимого имущества, затраты на санитарное содержание, горячее и холодное водоснабжение, водоотведение (канализацию), газо-, электро- и теплоснабжение, обращение с твердыми коммунальными отходами и другие услуги не включаются в арендную плату и возмещаются арендатором отдельно согласно выставленному счету по 25-е число месяца, следующего за отчетным» или
«Арендатор возмещает Арендодателю коммунальные и эксплуатационные расходы на основании счетов, выставленных Арендодателем»;
— дополнительные платежи (за парковочные места, размещение вывесок и т.п.).
Пример формулировки:
«Арендатор возмещает расходы по управлению зданием, включая расходы на содержание мест общего пользования, пропорционально отношению площади арендованного помещения к общей площади всех помещений в здании, сдаваемых в аренду».
3. При определении срока действия договора и условий о его досрочном расторжении рекомендуем предусмотреть:
— право сторон на безусловный односторонний отказ от договора;
— порядок и условия отказа от договора в случае его нарушения другой стороной;
— процедуру досрочного расторжения договора;
— последовательность одностороннего отказа от исполнения договора.
Рекомендация:
При необходимости на этапе согласования существенных условий договора предварительные договоренности следует зафиксировать письменно.
4. Немаловажным является также согласование в договоре условий о выполнении работ в арендуемом здании/помещении, распределении обязанностей сторон по текущему и капитальному ремонту.
Пример формулировки:
«Текущий ремонт выполняет Арендатор своими силами и за свой счет не реже ___ / по необходимости. Расходы Арендатора по выполнению текущего ремонта засчитываются в счет арендной платы» и/или
«Расходы на текущий ремонт мест общего пользования несет Арендодатель. Впоследствии указанные расходы возмещаются Арендатором пропорционально отношению площади арендованного помещения к общей площади всех помещений в здании, сдаваемых в аренду».
Рекомендуем предусмотреть в договоре:
— явные требования к состоянию элементов арендуемого объекта (пол, стены, покраска и т.д.) на момент его возврата арендодателю;
— перечень работ, выполняемых арендатором без согласования с арендодателем (слаботочные сети, точки доступа wi-fi);
— условия о возмещении стоимости неотделимых улучшений объекта, выполненных арендатором.
Пример формулировки:
«Стоимость неотделимых улучшений, произведенных арендатором в период действия настоящего договора с письменного согласия арендодателя, засчитывается в счет арендной платы (иных платежей) в том периоде, в котором они были выполнены».
Также в случае выполнения отделочных работ в здании/помещении к моменту заключения договора следует согласовать проект, порядок и сроки выполнения таких работ.
Шаг 4. Подготовка и согласование текста договора
На этапе подготовки договора рекомендуем:
— использовать в качестве основы подходящую для определенного объекта аренды соответствующую проформу договора;
— излагать структуру договора логично, последовательно;
— четко индивидуализировать объект аренды;
— использовать единую терминологию;
— избегать дублирования и противоречий положений договора;
— выносить технические вопросы, расчеты, формулы в приложения к договору.
Согласовывать договор необходимо всем участвующим в процессе его подготовки лицам (см. шаг 1). Как правило, согласование проводится путем визирования договора либо в режиме рецензирования и правок.
Рекомендация:
Рекомендуем перечень принадлежностей и документов оформлять письменно (например, в договоре или акте). При аренде помещения, как правило, передают выкопировку из техпаспорта, при необходимости — копии эксплуатационных документов на системы водоснабжения, канализации, иные документы.
Шаг 5. Подписание договора и передача объекта аренды
Договор подписывает руководитель компании либо уполномоченное им лицо.
Арендодатель должен передать арендатору недвижимость в срок, указанный в договоре аренды. Если в договоре срок не указан, необходимо передать объект в разумный срок. При этом законодательство не предусматривает, какое количество дней в данном случае следует понимать под таким сроком. В случае спора соблюдение сроков по передаче недвижимости будет оценивать суд. Если разумный срок не соблюден, то арендатор вправе потребовать предоставления недвижимости в 7-дневный срок (ч. 2 п. 2 ст. 295 ГК).
Рекомендация:
Во избежание споров рекомендуем подробно указать в акте условия передачи, недостатки и другие сведения об объекте.
Недвижимость нужно передать со всеми необходимыми арендатору принадлежностями и документами, если договором не предусмотрено иное (ч. 1 п. 2 ст. 582 ГК).
Дополнительно по теме:
Вашкевич А. Возврат арендованного имущества: проблемы квалификации и доказывания убытков
Комель В. Аренда асфальтобетонной площадки ≠ аренда земельного участка
