Составление графика трудовых отпусков в вопросах и ответах

Общие вопросы составления графика трудовых отпусков

Полностью ли заполняется график трудовых отпусков на дату его утверждения?

Нет, не полностью. Так, графы о фактических датах использования работниками трудовых отпусков заполняются работниками кадровой службы по мере их использования работниками организации.

Вправе ли наниматель в связи с производственной необходимостью составить график трудовых отпусков по должностям (профессиям) без указания Ф.И.О. конкретных работников, чтобы работник на определенной должности уходил в отпуск в определенный месяц?

График трудовых отпусков составляется по работникам, а значит, требуется четкое указание Ф.И.О. работников.

В соответствии с частью первой ст. 168 ТК очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем, а также согласованным с профсоюзом, если такое согласование предусмотрено коллективным договором.

Кроме того, трудовые отпуска предоставляются за рабочие годы (ст. 163, 167 ТК).

Таким образом, наниматель при составлении графика трудовых отпусков должен указывать Ф.И.О. конкретного работника, при этом отслеживая использование и разделение трудового отпуска каждым работником.

Для удобства работы в крупной организации хотели бы ежегодно утверждать несколько графиков трудовых отпусков без ведения единого графика. Будет ли это являться нарушением ст. 168 ТК?

Прямого запрета на ведение нескольких графиков трудовых отпусков в рамках одной организации законодательство не содержит.

Однако безопаснее и целесообразнее придерживаться строгого подхода к толкованию ст. 168 ТК и вести единый график трудовых отпусков, так как наличие нескольких графиков трудовых отпусков может рассматриваться контролирующими органами в качестве нарушения ст. 168 ТК.

Вопросы планирования отпусков льготной категории работников

На основании каких документов следует планировать в графике трудовых отпусков время отпусков внешних совместителей?

Согласно части первой ст. 347 ТК трудовой отпуск работающим по совместительству предоставляется одновременно с трудовым отпуском по основной работе.

Однако ни ТК, ни иные акты трудового законодательства не детализируют, на основании каких документов происходит такое предоставление отпуска и планирование в графике трудовых отпусков.

На практике наниматели просят совместителей принести справку с основного места работы о запланированном периоде отпуска, чтобы этот же период отразить в своем графике. Однако у работника нет обязанности приносить такую справку.

В случае отказа совместителя предоставить такую справку, полагаем, в любом случае необходимо планировать в графике трудовых отпусков время отдыха (отпуска) совместителя хотя бы с его слов (лучше в заявлении), так как прямо в части первой ст. 168 ТК не указано, что мнение работника о времени его ухода в отпуск по основному месту работы должно выражаться в письменной форме. Если работник после утверждения графика решит использовать отпуск в иные даты, нежели запланировано, нужно будет скорректировать график.

Женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, имеют право на отпуск в летнее или другое удобное время. Распространяется ли указанное право на одиноких мужчин, имеющих двух и более детей в возрасте до 14 лет?

Да, распространяется.

Согласно части четвертой ст. 271 ТК работающие отцы, воспитывающие детей без матери (в связи с ее смертью, лишением родительских прав, длительным — более месяца — пребыванием в лечебном учреждении и другими причинами), а также опекуны (попечители) детей соответствующего возраста имеют право на гарантии, предоставляемые законодательством и коллективными договорами, соглашениями работающим женщинам-матерям.

Так как работающим женщинам-матерям, имеющим двух и более детей в возрасте до 14 лет, такое право предоставлено п. 3 части четвертой ст. 168 ТК, то в соответствии с частью четвертой ст. 271 ТК аналогичное право имеют и работающие отцы, воспитывающие двух и более детей в возрасте до 14 лет без матери.

Как нанимателю выяснить и учесть пожелания отсутствующих работников о времени использования трудового отпуска? Допустимо ли при утверждении графика трудовых отпусков включать в него работников без учета их мнения? Нужно ли вообще включать этих работников в график трудовых отпусков?

Нанимателю необходимо направить в адрес отсутствующих работников письмо с уведомлением о вручении с целью выяснения их пожелания о наиболее удобном для них времени использования отпуска.

Применительно к работникам, проигнорировавшим данное уведомление и не изъявившим желание указать время отпуска, наниматель вправе определить время отпуска по своему усмотрению и при утверждении графика включить указанных работников в график трудовых отпусков без учета их мнения.

Оснований, дающих нанимателю право не включать в график трудовых отпусков работников, отсутствующих на работе в период согласования графика, трудовым законодательством не предусмотрено.

Каждому работнику гарантируется право на трудовой отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (п. 6 ст. 11, ст. 149–150 ТК).

Трудовой отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (часть первая ст. 170 ТК). Порядок его предоставления установлен ст. 167 и 168 ТК.

Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных частью четвертой ст. 168 ТК, трудовой отпуск должен быть запланирован нанимателем в графике трудовых отпусков по желанию работника в летнее, или другое удобное время, или в определенный период.

Однако трудовое законодательство не регулирует процедуру учета пожеланий работников при составлении графика трудовых отпусков. Данный порядок может быть установлен нанимателем в локальном нормативном правовом акте.

К примеру, обязанность по учету пожеланий о времени использования трудового отпуска каждого работника может быть закреплена в локальном нормативном правовом акте. Данная норма не будет ухудшать положение работников по сравнению с действующим трудовым законодательством (ст. 7 ТК).

Если в период согласования графика трудовых отпусков работник или несколько работников, чье мнение о времени использования отпуска наниматель обязан учесть, по каким-либо причинам отсутствуют на работе, то наниматель должен будет направить в их адрес письмо с уведомлением о вручении.

В случае если работник организации не выходит на работу без объяснения причин и на звонки не отвечает, ему необходимо направить уведомление с требованием явиться на работу для согласования времени отпуска, а также для предоставления объяснений по факту отсутствия на рабочем месте. За прогул без уважительных причин работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.

В ситуации, когда работник находится в длительном отпуске без сохранения заработной платы, необходимо направить ему уведомление с просьбой написать заявление о том, что он не против отпуска в установленное графиком трудовых отпусков время, либо попросить его указать наиболее удобное для него время использования трудового отпуска.

Наличие указанных уведомлений либо полученных от отсутствующих работников заявлений будет свидетельствовать о том, что наниматель исполнил свою обязанность по учету их мнения (пожелания) при составлении графика трудовых отпусков.

Применительно к работникам, не изъявившим желание указать наиболее удобное для них время использования отпуска, наниматель, исходя из сроков утверждения графика трудовых отпусков, вправе определить время отпуска для данных работников по своему усмотрению.

Таким образом, в ситуации, когда в период согласования графика трудовых отпусков отсутствуют работники, чье мнение о времени использования отпуска наниматель обязан учесть, наниматель должен направить в адрес отсутствующих работников письмо с уведомлением о вручении с целью выяснения их пожелания о наиболее удобном для них времени использования отпуска. Тем самым наниматель исполнит свою обязанность по учету мнения работников о времени использования отпуска, предусмотренную в коллективном договоре организации. Применительно к работникам, проигнорировавшим данное уведомление и не изъявившим желание указать время отпуска, наниматель вправе определить период отпуска по своему усмотрению и при утверждении графика включить указанных работников в график отпусков без учета их мнения.

Оснований, дающих нанимателю право не включать в график трудовых отпусков работников, отсутствующих на работе в период согласования графика, трудовым законодательством не предусмотрено. Наниматель обязан включить этих работников в график трудовых отпусков.

Наниматель заключил трудовой договор с работником высокой квалификации, имеющим для него большую ценность, в связи с чем в трудовом договоре (контракте) закреплена обязанность нанимателя по предоставлению работнику трудового отпуска в любое удобное для него время по его требованию. Правомерно ли закрепление такого условия в трудовом договоре (контракте), если работник никаким особым статусом, предоставляющим ему такое право в соответствии с законодательством, не обладает? Не может ли это быть признано дискриминацией по отношению к другим работникам?

Закрепление по соглашению сторон в трудовом договоре (контракте) с работником такого условия правомерно.

Закрепление в трудовом договоре (контракте) положения о предоставлении работнику отпуска в удобное для него время не должно расцениваться как дискриминация по отношению к другим работникам, которым такое право не предоставлено ни в соответствии с законодательством, ни в соответствии с трудовым договором.

Согласно части третьей ст. 19 ТК в трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положения работника по сравнению с законодательством и коллективным договором. Поскольку условие о предоставлении трудового отпуска работнику в удобное для него время не ухудшает его положение, а наниматель добровольно (по соглашению сторон) берет на себя обязанность по выполнению этого условия (то есть в силу договора, а не законодательства), дополнение трудового договора оговоренным условием не будет противоречить законодательству. При этом не следует забывать, что, несмотря на условие трудового договора, период отпуска работника на предстоящий год должен быть отражен в графике трудовых отпусков, утверждаемом нанимателем. А право, предоставленное работнику трудовым договором (контрактом), будет обеспечивать ему возможность в любое время обратиться к нанимателю с заявлением о предоставлении отпуска в незапланированное время.

Запрет на дискриминацию установлен ст. 14 ТК. Согласно части первой ст. 14 ТК дискриминация — это ограничение в трудовых правах или получение каких-либо преимуществ в зависимости от пола, расы, национального и социального происхождения, языка, религиозных или политических убеждений, участия или неучастия в профсоюзах или иных общественных объединениях, имущественного или служебного положения, возраста, места жительства, недостатков физического или психического характера, не препятствующих исполнению соответствующих трудовых обязанностей, иных обстоятельств, не связанных с деловыми качествами и не обусловленных спецификой трудовой функции работника.

Анализ ст. 14 ТК позволяет сделать вывод, что закрепление положения о предоставлении работнику трудового отпуска в удобное для него время не может быть расценено как дискриминация по отношению к другим работникам, которым такое право не предоставлено ни в соответствии с законодательством, ни в соответствии с трудовым договором (контрактом).

Вправе ли наниматель не учитывать мнение работающего пенсионера при составлении графика трудовых отпусков?

Да, вправе.

Наниматель вправе отказать работающему пенсионеру в учете его мнения (о предоставлении отпуска в удобное для него время) при составлении графика трудовых отпусков, поскольку такая категория, как «работающие пенсионеры», не поименована ни в ст. 168 ТК, ни в других актах законодательства, которым предоставлено право использования отпуска в удобное для них время.

Нужно ли вносить в график трудовых отпусков временных и сезонных работников?

Полагаем, что не нужно.

В графике трудовых отпусков планируется (определяется) очередность трудовых отпусков за второй и последующие рабочие годы (ст. 167 и 168 ТК).

Временные и сезонные работники, как следует из норм глав 23 и 24 ТК, — это работники, которые работают у нанимателя не более одного года (временные — до двух месяцев, а для замещения временно отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы (должность), — до четырех месяцев; сезонные — период, не превышающий шести месяцев). Следовательно, отпуска им предоставляются по правилам ст. 166 ТК, а не ст. 167 и 168 ТК.

В ст. 166 ТК законодатель не упоминает о необходимости определения очередности отпусков за первый рабочий год. Кроме того, по общему правилу трудовой отпуск за первый рабочий год предоставляется не ранее чем через шесть месяцев работы у нанимателя, а срок временной и сезонной работы чаще всего меньше указанного срока.

Таким образом, формально у нанимателя нет обязанности планировать очередность отпусков рассматриваемой категории работников в графике трудовых отпусков.

Нужно ли планировать в графике трудовых отпусков неиспользованные отпуска за прошлые рабочие годы?

Да, нужно.

По различным причинам у работника могут оставаться неиспользованные отпуска за предыдущие периоды. Например, частью второй ст. 170 ТК нанимателю предоставлено право в исключительных случаях, когда предоставление полного трудового отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальной деятельности организации, с согласия работника перенести часть отпуска на следующий рабочий год.

Очередность предоставления трудовых отпусков в силу части первой ст. 168 ТК определяется графиком трудовых отпусков.

Соответственно, если у работника есть неиспользованный отпуск, его нужно запланировать на следующий год и включить в график, чтобы иметь представление о периоде отдыха, полагающемся конкретному работнику, и соблюсти нормы ТК.