Система управления закупками за счет собственных средств: применяем в работе

Под бюджетными средствами понимаются средства, перечисленные в п. 1 Указа Президента Республики Беларусь от 07.06.2019 № 223 «О закупках товаров (работ, услуг) при строительстве» (далее — Указ № 223), а именно средства:

— полностью либо частично республиканского или местных бюджетов;

— государственных внебюджетных фондов;

— внешних государственных займов и внешних займов, привлеченных под гарантии Правительства Республики Беларусь;

— кредитов банков Республики Беларусь, привлеченных под гарантии Правительства Республики Беларусь, облисполкомов и Минского горисполкома.

Законодательство стимулирует?

В национальном законодательстве отсутствуют нормы, обязывающие либо стимулирующие субъектов хозяйствования строительной сферы проводить закупки по определенным процедурам.

При этом, на наш взгляд, стимулом к экономному расходованию средств должны быть положения ч. 4 подп. 1.1 п. 1 Указа Президента Республики Беларусь от 11.08.2011 № 361 «О совершенствовании порядка определения стоимости строительства объектов и внесении изменений в некоторые указы Президента Республики Беларусь» (далее — Указ № 361), согласно которой превышение (снижение) фактической стоимости подрядных работ по отношению к неизменной договорной (контрактной) цене на строительство объекта при достижении потребительских и качественных характеристик объекта в соответствии с проектной документацией относится на финансовые результаты деятельности подрядчика.

То есть теоретически возможность получения дополнительной прибыли от снижения цен товаров (работ, услуг) при проведении закупок должна стимулировать подрядчика на проведение конкурентных процедур.

При этом Указ № 361 распространяется на строительство за счет любых средств. Однако фактическое игнорирование данной нормы заказчиками при молчаливой поддержке регулятора не позволяет отнести ч. 4 подп. 1.1 п. 1 Указа № 361 к стимулам внедрения системы закупок.

Система менеджмента качества = мотивация?

По нашему мнению, единственным источником мотивации к проведению закупок по установленным внутренним регламентом компании процедурам является система менеджмента качества, реализованная в Республике Беларусь в стандарте СТБ ISO 9001-2015 «Системы менеджмента качества» (далее — СТБ ISO 9001)*.

* В данной статье не рассматривается обязательность внедрения СТБ ISO 9001 в деятельность организации.

Основные нормы, имеющие отношение к рассматриваемому вопросу, содержатся в п. 8.4 СТБ ISO 9001 «Управление предоставляемыми извне процессами, продукцией и услугами».

Справочно:
Все требования СТБ ISO 9001 носят общий характер и предназначены для применения любой организацией, независимо от ее типа или размера либо предоставляемой продукции и услуг (аннотация СТБ ISO 9001).

Так, согласно п. 8.4.1 СТБ ISO 9001 организация должна:

— обеспечить, чтобы предоставляемые извне процессы, продукция и услуги соответствовали требованиям;

— определить и применить критерии для оценки, выбора, мониторинга деятельности и повторной оценки внешних поставщиков, основанные на их способности выполнять процессы или производить продукты и услуги в соответствии с требованиями;

— сохранить документированную информацию об этой деятельности и любых необходимых действиях, вытекающих из оценки поставщиков.

В приведенном положении не использованы слова «закупки» и «процедура». Однако, на наш взгляд, сформулированные в данной норме из СТБ ISO 9001 цели и задачи совпадают с целями и задачами проведения процедур закупок.

Еще одной основополагающей нормой при закупках товаров (работ, услуг) является п. 8.4.3 СТБ ISO 9001 — организация должна гарантировать адекватность требований перед доведением их до внешнего поставщика. Она должна довести до внешних поставщиков свои требования, в том числе к процессам, продукции и услугам, которые должны быть поставлены.

Как комплаенс соотносится с закупками?

Для компании независимо от того, основана она на государственном капитале или частном, актуальными задачами являются внутренний контроль и своевременное предотвращение различных рисков, связанных с деятельностью работников.

Справочно:
Комплаенс (англ. сompliance — согласие, соответствие; происходит от глагола to comply — исполнять) — это действие в соответствии с запросом или указанием; повиновение.

Деятельность по решению данных задач получила название «комплаенс».

Одна из задач, решаемых системой комплаенс, — выявление и устранение конфликта интересов в ходе деятельности компании.

Так, в организациях, как правило, для исключения конфликта интересов сотрудника, отвечающего за поиск и размещение заказа у поставщика товаров (работ, услуг), приказом руководителя утверждается регламент тендерной (конкурсной) системы выбора поставщика. Это способствует тому, что сотрудник обязан запросить коммерческие предложения от нескольких компаний и обосновать свой выбор, а не просто выбрать первого попавшегося поставщика, что создает благоприятную почву для коррупционных злоупотреблений.

Рекомендация:
Обязанности по поиску, выбору поставщика товаров (работ, услуг) и оценке предложений последнего необходимо закреплять в должностной инструкции соответствующего сотрудника.

Таким образом, внедрение системы закупок в деятельность организации выполняет задачу внутреннего контроля и снижения коррупционных рисков.

Внутренние и внешние процедуры: в чем отличия?

Система закупок в организации состоит из внутренних и внешних процедур.

Внутренние процедуры — это регламентированный порядок действий работников организации при подготовке к закупке, а также порядок взаимодействия различных подразделений от начала до окончания закупки. Внутренние процедуры устанавливаются локальным нормативным правовым актом, принятым исполнительным органом организации (директором или уполномоченным им лицом).

Для определения понятия «внешняя процедура» используем формулировку, содержащуюся в Указе № 223, дополнив ее недостающим элементом: «Процедура закупки — регламентированная последовательность действий заказчика (организатора), конкурсной комиссии (в случае ее создания) и участников процедуры закупки по выбору поставщика (подрядчика, исполнителя) от принятия решения о проведении процедуры закупки до заключения договора либо отмены процедуры закупки или признания ее несостоявшейся».

Смысл дополнения, выделенного жирным шрифтом, заключается в том, что при проведении публичных процедур правила их проведения устанавливаются в законодательстве и организатором процедуры (в части, не противоречащей законодательству). После объявления о начале процедуры эти правила становятся обязательными как для организатора, так и для участников.

На практике, к сожалению, об этом забывают не только организаторы («моя закупка, как хочу, так и меняю правила»), но и участники («неважно, что предложение не соответствует требованиям, его обязаны рассмотреть»).

О чем важно помнить при выборе процедур?

При выборе процедур закупок, которые будет применять организация в рассматриваемом случае строительства без использования бюджетных средств, необходимо помнить о правилах, установленных в ГК для проведения публичных процедур. Речь идет о ст. 417–419 ГК, регламентирующих заключение договоров на торгах.

Справочно:
Перечень печатных СМИ, не менее чем в одном из которых подлежат обязательному опубликованию извещения о проведении аукционов (конкурсов), определен постановлением Совмина от 14.07.2009 № 934.

Под торгами понимаются конкурсы или аукционы (п. 4 ст. 417 ГК). Выигравшим торги на аукционе признается лицо, предложившее наиболее высокую цену, а по конкурсу — лицо, которое по заключению конкурсной комиссии, заранее назначенной организаторами торгов, предложило лучшие условия.

Следует учитывать, что название процедуры не является исключительным признаком для отнесения ее к торгам. Это означает, что если организация проводит процедуру, называющуюся «процесс публичного отбора оптимальных предложений», и при этом победитель выбирается по наилучшей цене, то по факту это все равно аукцион.

ВАЖНО!
При применении для закупок непубличных процедур все важные вопросы должны решаться организатором с учетом возникающих в этом случае коррупционных рисков.

Проведение публичных процедур закупок налагает на организатора определенные ограничения, установленные в ст. 418 ГК и в Указе Президента Республики Беларусь от 05.05.2009 № 232 «О некоторых вопросах проведения аукционов (конкурсов)»:

— объявление о проводимых торгах должно быть размещено в СМИ;

— срок для приема предложений от участников должен составлять не менее 30 дней, а в случае повторных торгов — не менее 10 дней;

— в случае, если предметом торгов является только право заключения договора, в извещении о предстоящих торгах должен быть указан предоставляемый для этого срок. При проведении закупок товаров (работ, услуг) для строительства предметом торгов всегда является право заключения договора;

— в случае уклонения от заключения договора одной из сторон другая сторона вправе обратиться в суд с требованием о понуждении заключить договор, а также о возмещении убытков, причиненных уклонением от его заключения.

Резюме
Каждой организации, занимающейся строительной деятельностью, необходимо организовывать систему закупок товаров (работ, услуг) для объектов, строящихся без использования бюджетных средств. Единожды разработанная и отлаженная система позволит эффективно осуществлять закупки товаров (работ, услуг), сводя к минимуму коррупционные риски.