Общие положения о документировании
Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами устанавливаются Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция).
К числу наиболее распространенных (популярных) документов в организации относится докладная записка.
Образец докладной записки
Документирование управленческой деятельности в организации заключается в создании управленческих документов. Докладная записка, будучи одним из наиболее распространенных управленческих документов, имеет свои особенности в составлении, оформлении и регистрации. Так, при подготовке документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск.
Справочно.
Название «докладная записка» происходит от русского слова «доклад» — акт представления всякого рода дел и вопросов разрешения высшей власти. Современное понятие определе-
ния «доклад» связано с донесением руководству информации (как правило, чрезвычайного характера), важность которой определяется экономическими, гражданскими, социальными, медицинскими, военными и другими жизненно важными аспектами. В сочетании слов «докладная записка» очевидна взаимосвязь информации и короткого письма (записки). Следовательно, докладная записка — это информационное короткое письмо.
Правила составления докладной записки
Право издания (принятия) документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закрепляется в положениях и уставах организаций, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работников и иных локальных нормативных правовых актах (п. 15 Инструкции). Иными словами, на уровне локального правового регулирования в организации устанавливается объем правомочий должностных лиц по ведению ими переписки. Для правильного осуществления деловой переписки необходимо соблюдать определенные правила.
Подробное описание стадии подготовки документа содержится в п. 16 Инструкции, согласно которому реквизиты документа можно условно разделить на два вида: основные и дополнительные.
К основным реквизитам относятся:
1) наименование организации и (или) структурного подразделения — автора;
2) дата;
3) регистрационный индекс;
4) подпись.
Дополнительными реквизитами, придающими документу юридическую силу, являются:
1) гриф утверждения;
2) печать;
3) отметка о заверении копии.
Докладной записке присущ код, содержащийся в Общегосударственном классификаторе унифицированных документов (ОКУД), который относится к обязательным реквизитам данного документа. Кроме этого, в содержательной части докладной записки указывается характерная черта документа — мотив, в приведенном образце это мотив поощрения. Мотивом поощрения работника выступает признание заслуг работника в его трудовой деятельности. В этом усматривается своего рода метод по укреплению трудовой дисциплины, стимулированию труда работника.
В просительной части докладной записки указываются вид поощрения и его адресат (получатель), а также описательные свойства профессии и подразделения работника.
Необходимо иметь в виду, что в соответствии с абзацем вторым п. 13 гл. 2 Инструкции переписка между структурными подразделениями организации, за исключением территориально удаленных подразделений, запрещается. Из этого следует, что внутренние подразделения организации могут взаимодействовать между собой, оформляя докладные записки только на имя руководства. То есть данная норма устанавливает вероятность отношений, складывающихся по вертикали (подразделение — руководство организации), исключая горизонтальные связи (подразделение — подразделение). Допускается переписка внутренних подразделений с обособленными структурными подразделениями, расположенными вне места нахождения организации, такими как представительства и филиалы.
Кроме этого, согласно п. 18 Инструкции для придания докладной записке юридической силы необходимо наличие обязательных реквизитов, в том числе регистрационного индекса, который устанавливается для подразделений в разработанных формах номенклатуры дел.
Таким образом, важнейшей процедурой придания юридической силы документу является его регистрация. Регистрация представляет собой учетную запись документа с целью придания ему юридического статуса, официального признания и т.п. Подразделения на основе номенклатуры дел присваивают документу регистрационный номер, придавая юридический статус и индивидуализируя адресата.
Пример
Работнику организации в соответствии с Положением о вознаграждении по итогам работы за год (приложение к коллективному договору) предоставлено право на получение вознаграждения (поощрения), которое имеет следующие условия:
1) установленный непрерывный стаж работы в данной организации;
2) отсутствие дисциплинарных взысканий за последний календарный год;
3) отсутствие увольнения в связи с призывом на срочную военную службу и др.
При этом учитываются следующие критерии: фактически отработанное время в организации, реальный вклад работника в успешное развитие организации и др.
Выполнив все вышеперечисленные условия, руководитель отдела подал докладную записку руководству о поощрении работника П.
В докладной записке отсутствовали дата подписания и регистрационный номер. В связи с интенсивным документооборотом в организации данная докладная записка была утеряна, в результате чего работник остался без вознаграждения в установленные в Положении о вознаграждении по итогам работы за год сроки.
По мнению руководства организации, докладная записка не поступала на рассмотрение и визирование, так как отсутствовали дата и номер регистрации документа в регистрационной базе данных докладных записок. Следовательно, полагающиеся работнику выплаты не могут быть осуществлены. В этом смысле позиция руководства правомерна, объяснима и неоспорима, так как в докладной записке отсутствовали необходимые реквизиты, чем нарушены пункты Инструкции об их обязательном наличии.
Резюме:
Залогом правильного ведения делопроизводства в организации является формирование необходимых условий, системообразующих документирование как процесс. Правовая регламентация такой деятельности позволяет сформировать устойчивое понимание цели и мотива докладной записки. Следуя данным условиям, руководитель определяет целостный механизм (систему) взаимодействующих между собой элементов, посредством которого достигается наивысшая степень правильного восприятия сути документированных процедур.
Таким образом, реализация в организации правил по подготовке, оформлению и регистрации управленческих документов, в том числе докладных записок, с учетом требований, изложенных в Инструкции, способствует минимизации документооборота.
